Lecture n°42 : Accounting Made Simple par Mike Piper

accounting made simple

 

Comme son nom l’indique, Accounting Made Simple veut expliquer simplement la comptabilité et la finance d’entreprise. La meilleure porte d’entrée, en moins de 100 pages, vers une compréhension des déclarations financières. Et déjà la lecture n°42 du Personal MBA.

 

Introduction : Qu’est-ce que la comptabilité ?

 

La seule façon de traiter un sujet comme la comptabilité en moins de 100 pages est d’être très bref. Le but de ce livre n’est donc pas de nous transformer en un expert, ce ne serait pas possible et réaliste.

La comptabilité est le langage du business. A son niveau le plus fondamental, cela consiste à suivre les revenus, les dépenses, les actifs et les dettes d’un business. Cela permet d’apprendre des choses simples comme par exemple si ce business est en croissance ou non.

 

Partie 1 : Les déclarations financières

 

Chapitre 1 : L’équation de comptabilité

 

L’équation de comptabilité dit qu’à tout moment et sans exceptions :

 

Actif = Passif + Capitaux propres

 

L’actif est tout ce qui est possédé par l’entreprise. Le passif est toutes les dettes que l’entreprise. Les capitaux propres sont la valeur de l’entreprise, après que toutes les dettes aient été payées.

Par exemple, Lisa est la propriétaire d’une maison à 300 000 euros. Pour payer la maison, elle prend un prêt de 230 000 euros. Lisa a donc 70 000 euros de capitaux propres dans la maison. A cet instant l’équation comptable est la suivante :

Actif (300 000) = Passif (230 000) + Capitaux propres  (70 000)

Si une année plus tard, Lisa a remboursé 15 000 euros, l’équation comptable change :

Actif (300 000) = Passif (215 000) + Capitaux propres (85 000)

Un concept qui peut dérouter est qu’un passif pour une personne est en fait un actif pour une autre. Par exemple, si nous prenons un prêt auprès de notre banque, ce prêt est un passif pour nous. Mais de la perspective de notre banque, c’est un actif.

De la même manière, la balance de nos économies est un actif pour nous. Mais pour la banque, c’est un passif : c’est de l’argent qu’elle nous doit, car nous sommes en mesure d’en demander le paiement total et immédiat quand nous le souhaitons.

 

Chapitre 2 : Le bilan financier

 

Le bilan financier d’une entreprise montre sa situation financière à un moment donné. C’est, très simplement, la présentation formelle de l’équation comptable. Les trois sections d’un bilan sont l’actif, le passif et les capitaux propres.

 

L’actif

–        La trésorerie et les équivalents de trésorerie : cela représente tout l’argent placé sur des comptes ainsi que tous les investissements qui vont arriver à maturité d’ici 3 mois

–        Les stocks : les biens en stocks disponibles à la vente

–        Les créances : l’argent dû par les clients pour des biens ou services qui leur ont déjà été livrés

–        Les immobilisations : les biens, les installations et le matériel qui ne peuvent pas être directement convertis en cash, par exemple les ordinateurs, les machines de fabrication, les véhicules, les meubles…

 

Le passif

–        Les dettes fournisseurs : l’argent dû à nos fournisseurs pour des biens ou services qui ont déjà été reçus

–        Les emprunts et découverts : les obligations contractuelles dues aux prêteurs, comme par exemple les prêts bancaires

 

Les capitaux propres

–        Les actions ordinaires : l’argent investi par les propriétaires de l’entreprise

–        Les bénéfices non répartis : la somme de tous les revenus nets sur la durée de vie du business qui n’ont pas été distribués aux propriétaires sous la forme d’un dividende

 

Souvent, l’actif et le passif vont être séparés en deux catégories : courant et non-courant. Un actif courant peut typiquement être converti en cash en moins de 12 mois (c’est le cas de la trésorerie, des créances et de l’inventaire). Un passif courant devra normalement être payé d’ici 12 mois (les dettes fournisseurs par exemple). Les emprunts, qui couvrent souvent des prêts sur plusieurs années, voient les 12 prochains paiements mensuels être classés dans le passif courant et le reste dans le passif non-courant.

Quand nous observons des bilans de société, nous pouvons voir qu’ils sont souvent dotés de deux colonnes. Une colonne montre les montants à la fin de la période de comptabilité la plus récente, et l’autre colonne montre les montants à la fin de la précédente période de comptabilité. L’objectif est de montrer au lecteur des éléments de comparaison, pour facilement comprendre l’évolution financière de l’entreprise.

Par exemple :

 

1 - balance sheet

 

Sur le bilan ci-dessus, nous pouvons voir que les choses se passent bien. Les actifs de l’entreprise augmentent alors que sa dette diminue. La seule inquiétude pourrait porter sur les créances : cela pourrait vouloir dire que nos clients ont de plus en plus de mal à nous payer. Mais une telle augmentation pourrait signifier également que nous arrivons à vendre plus.

 

Chapitre 3 : Le compte de résultat

 

Le compte de résultat d’une entreprise montre la performance financière d’une entreprise sur une période de temps (généralement un an). C’est en contraste avec le bilan financier, qui montre la position financière d’une entreprise à un moment précis. Une analogie utilisée fréquemment est que le bilan est une photographie, alors que le compte de résultat est une vidéo.

Le compte de résultat (souvent appelé P&L – prononcez « pi n elle » pour faire pro, qui est la contraction de « profit and loss statement ») est séparé en deux sections : la première présente les revenus de l’entreprise, la seconde les dépenses.

 

2 - income statement

 

Comme montré dans le compte de résultat ci-dessus, la marge brute (« gross profit ») est la somme des revenus de l’entreprise moins les coûts des ventes. Par exemple, Laura vend des t-shirts dans sa boutique. Elle achète au début de mois 100 pièces pour 12 euros pièce. A la fin du mois, elle a tout vendu pour 2 500 euros. Le coût des ventes est de 1 200 euros, la marge brute de Laura est de 1 300 euros.

Un autre exemple : Richard est comptable. Il aide des entreprises à préparer leurs comptes de résultat. Il n’a pas de coût associé au chiffre d’affaires qu’il produit puisque ses prestations sont purement intellectuelles.  La marge brute de Richard est donc égale à son chiffre d’affaires.

Parfois, nous allons tomber sur des comptes de résultat qui séparent les revenus et dépenses opérationnels de ceux qui sont justement non-opérationnels.

Les revenus opérationnels viennent directement de la vente des produits ou services de l’entreprise. Les dépenses opérationnelles sont les dépenses liées directement à cette activité de vente. La location de bureaux, les assurances et les salaires sont typiquement des dépenses opérationnelles.

Les revenus non-opérationnels et les dépenses non-opérationnelles ne sont pas liés aux activités de production et de vente de l’entreprise. Ils représentent des choses comme les intérêts des dettes ou des placements de l’entreprise ou les gains ou pertes liés à des investissements.

Un exemple d’un tel compte de résultat :

 

3 - income statement

 

L’idée derrière un tel type de compte de résultat est de permettre le calcul simple du revenu opérationnel, qui est parfois bien plus transparent que le revenu net puisqu’il nous renseigne directement sur la santé des activités principales de l’entreprise.

 

Chapitre 4 : La déclaration de bénéfices non répartis

 

Cette déclaration financière n’a qu’un objectif : détailler les changements dans les bénéfices non-répartis d’une entreprise sur une période de temps donnée.

Les bénéfices non-répartis sont la somme des profits de l’entreprise qui n’ont pas été redistribués sur toute la période d’existence de l’entreprise. Les profits non-redistribués s’opposent à ceux qui ont été distribués aux actionnaires de l’entreprise sous la forme de dividendes.

Exemple, ABC Construction est une entreprise créée le 1er janvier 2013. A sa date de formation, elle n’a pas de bénéfices non répartis parce qu’elle n’a pas encore eu de revenus. En 2013, le revenu net d’ABC s’élève à 50 000 dollars. En décembre de cette année, 20 000 dollars sont distribués aux actionnaires. La déclaration de bénéfices non répartis à cette date serait la suivante :

 

4 - statement of retained earnings

 

Si en 2014 le revenu net d’ABC s’élève à 70 000 dollars et que 20 000 dollars sont encore consacrés aux actionnaires, alors la déclaration de bénéfices non-répartis serait la suivante :

 

5 - statement of retained earnings

 

La déclaration de bénéfices non répartis fonctionne comme un pont entre le compte de résultat et le bilan financier. Il prend des informations du compte de résultat et il donne des informations au bilan financier.

Le compte de résultat nous donne le revenu net de l’entreprise, qui en fonction des dividendes distribués aux actionnaires nous donne les bénéfices non répartis. Les bénéfices non répartis sont inclus dans la catégorie « capitaux propres » du bilan financier.

Un point important est que les dividendes ne sont pas une dépense mais une distribution des profits (les dépenses réduisent les profits).Les paiements de dividendes ne rentrent pas en compte dans le calcul du revenu net, ainsi ils n’apparaissent pas dans les comptes de résultats. Ils apparaissent sur la déclaration de bénéfices non répartis.

Un autre point important est que les bénéfices non répartis ne sont pas non plus du cash, disponibles immédiatement. Ce n’est pas parce qu’une entreprise n’a pas distribué les profits à ses propriétaires qu’elle n’a pas utilisé cette somme dans des investissements pour assurer la croissance de l’entreprise, comme de l’achat d’équipement ou de matières premières.

 

Chapitre 5 : Les flux de trésorerie

 

La déclaration de flux de trésorerie donne les entrées et les sorties de cash de l’entreprise sur une période comptable. Elle est différente du compte de résultat en plusieurs aspects. D’abord, il y a souvent des différences de timing entre le moment où un revenu ou une dépense est enregistré et quand le cash rentre ou sort de nos comptes.

Par exemple, XYZ Consulting réalise des services marketing en septembre, pour un client qui ne va pas payer avant octobre. En septembre, cette vente sera enregistrée comme une augmentation des créances sur le bilan financier ou comme une vente sur le compte de résultat. Le cash lui n’est reçu qu’en octobre, aucune écriture liée à cette activité ne sera inscrite sur la déclaration des flux de trésorerie de septembre.

Une autre différence entre le compte de résultat et la déclaration des flux de trésorerie est que cette dernière inclut quelques transactions qui n’apparaissent pas sur le compte de résultat. Par exemple, un prêt va apparaître sur un compte de résultat comme une augmentation d’un actif (le cash) et d’un passif (les emprunts). Mais un prêt est aussi une rentrée d’argent, il va donc apparaître comme une entrée sur la déclaration de flux de trésorerie. Un autre exemple est le paiement des dividendes : ce n’est pas une dépense donc le paiement des dividendes n’apparaît pas sur le compte de résultat, mais c’est bien une sortie d’argent qui va apparaître sur la déclaration des flux de trésorerie.

Sur une déclaration des flux de trésorerie, les entrées ou sorties de cash peuvent être classées en trois catégories.

 

Le flux de trésorerie issu des activités opérationnelles

Il est composé des :

–        paiements reçus de la vente de biens ou services

–        paiements faits aux fournisseurs

–        paiements faits aux employés

–        paiements des intérêts faits à nos prêteurs

–        intérêts ou des dividendes reçus de la part de nos investissements

–        paiements des taxes

 

Le flux de trésorerie issu des activités d’investissement

Il inclut l’achat ou la vente de terrains, d’usines ou d’équipements ainsi que l’achat ou la vente d’actions ou de bons.

 

Le flux de trésorerie issu des activités financières

Il est composé de :

–        cash reçu de la part d’investisseurs quand de nouvelles actions sont émises

–        dividendes payées aux actionnaires

–        cash reçu à la signature d’un prêt

–        cash payé pour rembourser le principale d’un prêt (le paiement des intérêts est classifié comme une activité opérationnelle)

 

Voici un exemple de déclaration de flux de trésorerie :

 

6 - cash flow statement

 

Chapitre 6 : Les ratios financiers

 

Maintenant que nous connaissons les déclarations financières, nous voulons être capables de les interpréter. Cela se fait en calculant et comparant quelques ratios.

 

Ratios de liquidité

Les ratios de liquidité sont utilisés pour connaître avec quelle facilité une entreprise va tenir ses obligations financières à court terme. De manière générale, plus les ratios de liquidité sont élevés, mieux c’est.

Le ratio de liquidité le plus couramment employé est le ratio courant.

Ratio courant = actifs courants / passifs courants

Pour rappel : souvent, l’actif et le passif vont être séparés en deux catégories : courant et non-courant. Un actif courant peut typiquement être converti en cash en moins de 12 mois (c’est le cas de la trésorerie, des créances et du stock). Un passif courant devra normalement être payé d’ici 12 mois (les comptes créditeurs par exemple). Les emprunts, qui couvrent souvent des prêts sur plusieurs années, voient les 12 prochains paiements mensuels être classés dans le passif courant et le reste dans le passif non-courant.

Ce ratio courant sert à savoir si l’entreprise serait capable de payer son passif courant avec son actif courant.

Il existe aussi le ratio « rapide ».

Ratio « rapide » = (actifs courants – stock) / passifs courants

Le calcul du ratio « rapide » sort les stocks de la boucle pour se placer dans le pire scénario : celui où les ventes ralentissent mais où l’entreprise doit toujours tenir ses engagements financiers.

Exemple :

 

7 - balance sheet - ABC Toys

 

Le ratio courant d’ABC Toys est de 1. En effet les actifs courants sont de 200 000 (40 000 + 100 000 + 60 000) et les passifs courants sont de 200 000 également (50 000 + 150 000). Cela veut dire qu’ABC Toys ne devrait pas avoir de problèmes à gérer ses obligations financières ces douze prochains mois. Mais le ratio « rapide » est seulement de 0,5, ce qui veut dire qu’ABC Toys devra maintenir un certain niveau de vente.

 

Ratios de profitabilité

Les revenus nets d’une entreprise sont une information importante, mais ils n’expliquent pas dans quelle mesure une entreprise est profitable ou non. Il convient de prendre en compte la taille de l’entreprise.

C’est à ça que servent deux ratios : le retour sur actifs et le retour sur les capitaux propres.

Retour sur actifs = revenu net / total des actifs

Retour sur les capitaux propres = revenu net / total des avoirs des capitaux propres

Le premier ratio permet de connaître le niveau de profitabilité de l’entreprise rapportée à sa taille (mesurée par le total de ses actifs). En d’autres termes, ce ratio répond à la question « Avec quelle efficacité l’entreprise utilise ses actifs pour générer du profit ? ».

Le second ratio est similaire sauf qu’il répond à la question « Avec quelle efficacité l’entreprise utilise l’argent de ses investisseurs pour générer des profits ? ».

En utilisant le tableau précédent et en supposant que les revenus nets d’ABC Toys s’élèvent à 90 000 euros sur la durée de l’exercice, nous pouvons calculer que son retour sur actifs est égal à 90 000 / 500 000 soit 18% et que son retour sur capitaux propres est égal à 90 000 / 300 000 soit 30%.

Un autre ratio très utilisé pour faire des comparaisons entre des entreprises est le taux de marge brute.

Taux de marge brute = (ventes – coût des ventes) / ventes

La marge brute est utilisée ensuite pour payer les frais fixes, ce qui reste constitue les revenus nets.

A noter que comparer les taux de marge brute d’entreprises qui ne sont pas dans la même industrie n’a pas de sens : le taux de marge brute d’une épicerie va être bien moins élevé que celui d’une entreprise de logiciels.

 

Ratios d’effets de levier financiers

Ces ratios montrent à quel point une entreprise a utilisé la dette pour financer ses opérations.

Le ratio de dettes montre quelle portion d’actifs d’une entreprise a été financée avec la dette.

Ratio de dettes = passif / actif

Le ratio de dettes sur capitaux propres montre le ratio de financement par la dette en comparaison avec le financement par les capitaux propres.

Ratio de dettes sur capitaux propres = passif / capitaux propres

Il est bien sûr plus risqué pour une entreprise de se financer en grande partie par la dette. Mais en faisant effet de levier sur la dette, son retour sur capitaux propres sera plus important pour des revenus nets donnés.

Par exemple, XYZ Software a 200 millions d’actifs, 100 millions de passifs et 100 millions de capitaux propres. Les revenus nets de XYZ pour l’année sont de 15 millions, soit un retour sur capitaux propres de 15% (15 millions / 100 millions de capitaux propres).

Si la structure de capital de XYZ dépendait beaucoup plus de la dette (par exemple avec 150 millions de passifs et 50 millions de capitaux propres), son retour sur capitaux propres serait bien plus élevé (30%, soit 15 millions sur 50 millions de capitaux propres).

En d’autres termes, quand le ratio de dettes sur capitaux propres augmente, le retour sur capitaux propres augmente également, bien que les revenus nets restent les mêmes.

En résumé, la question de l’effet de levier financier est une question d’équilibre. Avoir plus de dettes offre un plus grand retour sur investissement aux actionnaires. Mais c’est aussi une façon plus risquée de gérer une entreprise.

 

Ratios de rotation de l’actif

Ces ratios montrent avec quelle efficacité l’entreprise utilise ses actifs.

Ratio de rotation des stocks = coût des ventes / stocks moyens

Le calcul de ce ratio montre combien de fois les stocks de l’entreprise sont vendus et remplacés sur la durée d’un exercice. Les stocks moyens est calculé en ajoutant la valeur des stocks au début de l’exercice et à la fin, puis en divisant par deux.

Période de stocks = 365 / ratio de rotation des stocks

La période de stocks montre combien de temps une entreprise garde ses stocks avant de les vendre. Un ratio de rotation des stocks élevé (et donc une période de stocks plus faible) montre que les stocks d’une entreprise se vendent vite et donc que les produits stockés connaissent une demande importante.

Le ratio des comptes clients montre à quelle vitesse l’entreprise collecte l’argent de ses comptes créditeurs.

Ratio des comptes clients = ventes à crédit / moyenne des comptes créditeurs

La période moyenne de collecte mesure la durée qu’il faut en moyenne pour que l’entreprise collecte l’argent suite à la vente d’un produit.

Période moyenne de collecte = 365 / ratio des comptes clients

Avoir un ratio de comptes clients élevé et une période de collecte basse est bien sûr l’objectif de toute entreprise.

 

Partie 2 : Les normes financières (« Generally Accepted Accounting Principles »)

 

Chapitre 7 : Qu’est-ce que les GAAP ?

 

Les « Generally Accepted Accounting Principles » sont le nom des règles de comptabilité utilisées aux Etats-Unis pour établir les déclarations financières. A noter que cet ensemble de règles est différent de ce qui est traditionnellement mis en œuvre en Europe sous le nom d’IFRS (qui laisse plus de champ aux entreprises).

Comme ce livre est relativement court et traite les points les plus importants, je n’ai aucun doute sur le fait que ce que l’auteur présente comme spécifique aux GAAP est en fait également compatible avec les IFRS.

Le but des GAAP est de rendre possible la comparaison entre les déclarations financières de plusieurs entreprises pour que les investisseurs puissent déterminer dans quelle entreprise ils ont envie d’investir, sans être inquiets par des règles comptables différentes qui pourraient modifier la perception de la santé financière de l’entreprise.

Toutes les entreprises cotées en bourse se voient dans l’obligation (par la SEC, la fameuse « Securities and Exchange Commission » aux Etats-Unis) de suivre les procédures GAAP. Les GAAP sont tellement répandus que même des entreprises non-cotées font l’effort de les respecter.

 

Chapitre 8 : Débits et Crédits

 

La plupart des gens, sans le savoir utilise un système de comptabilité connu comme étant à « simple entrée » quand ils enregistrent des transactions sur leurs comptes. Pour chaque transaction, une entrée est faite (qu’elle soit une augmentation ou une diminution du niveau de cash sur le compte).

Un des aspects les plus importants des GAAP est l’utilisation d’un système de comptabilité à double entrée, accompagné d’un système de débit et de crédit. Avec ce système, une transaction résulte en deux entrées. Ces deux entrées sont aussi appelées une entrée de journal.

C’est assez logique quand on prend en compte l’équation de comptabilité :

Actif = Passif + Capitaux propres

Si chaque transaction résultait en une seule entrée, l’équation ne serait plus équilibrée.

Exemple : une entreprise dépense 40 000 euros de sa trésorerie pour acheter 40 000 euros d’équipement.

Actif (une entrée de -40 000 sur le cash, une autre entrée de +40 000 sur l’équipement) = Passif (aucun changement) + Capitaux propres (aucun changement)

Même exemple, mais cette fois l’entreprise achète cet équipement avec un prêt.

Actif (une entrée de +40 000 sur l’équipement) = Passif (une entrée de +40 000 sur les emprunts) + Capitaux propres (aucun changement)

 

Les débits et les crédits sont des termes utilisés pour les deux entrées de chaque transaction. Mais contrairement à ce qu’on pourrait croire, un débit n’est pas forcément associé à une diminution et un crédit à une augmentation. Un débit ou un crédit peut augmenter ou diminuer un compte en fonction de la nature de ce dernier :

–        un débit va augmenter un compte en actif mais va diminuer un compte en passif ou en capitaux propres

–        un crédit va diminuer un compte en actif mais va augmenter un compte en passif ou en capitaux propres

Du point de vue de notre banque, notre compte courant est un passif, c’est-à-dire de l’argent qu’elle nous doit. En tant que passif, un crédit sur un compte courant augmente sa valeur, un débit la diminue.

Si l’on reprend notre premier exemple, une diminution de 40 000 euros en actif (cash) va créditer ce compte de 40 000 euros, tandis que pour augmenter le compte en actif équipement il faudra le débiter.

Cette transaction peut être enregistrée de cette manière :

DR. Equipement                 40 000
CR. Cash                                  40 000

Le compte débité (DR) est présenté en premier, le compte crédité (CR) est présenté en seconde position avec une indentation.

Un moyen mnémotechnique est de penser « débit = gauche ; crédit = droite », ce qui signifie qu’un débit va augmenter les comptes sur le côté gauche de l’équation de comptabilité et que le crédit va augmenter les comptes sur le côté droit. De même, cela permet de se rappeler que sur une entrée de journal, un débit est à gauche tandis qu’un crédit est indenté à droite.

Un dernier exemple : ABC Construction prend un prêt de 50 000 euros à la banque. L’entrée de journal va être :

DR. Cash                50 000
CR. Effets à payer              50 000

 

Jusqu’à maintenant, nous ne sommes intéressés qu’aux impacts d’une transaction sur le bilan financier. Il faut aussi voir quels sont les impacts sur le compte de résultat.

La plupart du temps, une entrée de journal vers un compte de revenu va être un crédit (vers un compte de dépense cela sera un débit). Cela peut s’expliquer par le fait que les revenus augmentent les capitaux propres (à droite = crédit) et inversement pour les dépenses.

Exemple : Darla vend des robes, elle vend une robe de mariage pour 1 000 euros. Cette robe a été achetée auprès d’un fournisseur à 450 euros.

DR. Cash                               1 000
CR. Ventes                            1 000
DR. Coût des ventes        450
CR. Stocks                            450

 

Dans de nombreuses situations, il peut être intéressant de regarder sur un seul compte l’ensemble des opérations sur une période de temps donnée. L’outil le plus courant pour y arriver est le compte en T.

 

8 - cash

 

Par exemple ici, le cash a été débité de 400, 505 et 300 dollars mais a été crédité de 200 et 950.

Parfois les comptes en T présentent les montants en début et en fin de période, pour faciliter la lecture.

 

Chapitre 9 : Comptabilité de trésorerie versus comptabilité d’exercice

 

Les individus et la plupart des petits business utilisent une méthode de comptabilité connue sous le nom de comptabilité de trésorerie. Mais pour être en accord avec les principes GAAP, les entreprises doivent utiliser une méthode connue sous le nom de comptabilité d’exercice.

 

La comptabilité de trésorerie

Sous cette méthode, les ventes sont enregistrées quand le cash est reçu et les dépenses sont enregistrées quand le cash sort de notre compte. Cette méthode est intuitive mais elle ne prend parfois pas en compte la réalité économique d’une situation.

Par exemple, Pamela a un petit business de vente de glaces. Son contrat de location lui demande de prépayer son loyer pour les trois prochains mois au début de chaque trimestre. Ainsi en avril, elle paye son loyer pour avril, mai et juin. Si Pamela utilise la méthode de comptabilité par trésorerie, son revenu net sera bien moins élevé en avril qu’en mai ou juin, même si ses ventes et ses autres dépenses sont les mêmes ou presque mois après mois. Si un investisseur potentiel s’intéressait aux déclarations financières de Pamela, sur une base mensuelle, il pourrait avoir l’impression que la profitabilité de l’entreprise de Pamela est sujette à des variations importantes, ce qui est une distorsion de la réalité.

 

La comptabilité d’exercice

Sous cette méthode, le revenu est enregistré dès que les services sont délivrés et les produits envoyés, peu importe le moment où le cash est reçu (c’est pour cette raison que nous utilisons un compte appelé « compte créditeur »).

De la même manière, les dépenses sont enregistrées dès que l’entreprise reçoit ses biens ou services, peu importe du moment où elle sort l’argent pour les payer (c’est aussi pour cette raison que nous utilisons un compte appelé « emprunts ».

L’idée derrière la comptabilité d’exercice est de résoudre les distorsions de réalité que peut provoquer la comptabilité de trésorerie, qui sont dues à des décalages fréquents de temps entre le service qui est réalisé et le moment où il est payé.

 

Chapitre 10 : Le processus de fin de période

 

L’objectif du compte de bénéfices non répartis est de montrer tous les revenus nets qui ont été générés depuis sa création, en excluant tous les revenus qui ont été redistribués aux actionnaires.

A la fin de chaque période comptable, tous les comptes temporaires (comptes de revenus, de dépenses, de gains et de pertes) sont remis à zéro pour démarrer le nouvel exercice comptable sur des bases neuves.

 

Chapitre 11 : D’autres concepts et hypothèses du GAAP

 

Il y a quelques autres hypothèses comptables des GAAP qui semblent intéressantes à Mike Piper de nous détailler dans ce chapitre.

 

Coût historique

Sous les principes GAAP, les actifs sont généralement enregistrés à leur coût historique, c’est-à-dire le montant qu’il a fallu débourser pour les acquérir. Cela semble évident, mais parfois il apparaît normal pour une entreprise de reporter un actif comme ayant une valeur différente de ce qui a été dépensé pour l’acquérir, par exemple dans le cas d’un immeuble ou d’un terrain acheté il y a des années. Son coût historique ne reflète peut-être pas la valeur réelle actuelle.

Pourtant, si les entreprises étaient autorisées à utiliser la valeur de marché, par exemple, pour leurs actifs, cela introduirait beaucoup de subjectivité. Les GAAP demandent que les entreprises enregistrent leurs actifs avec la valeur la plus objective : le coût payé pour les acquérir.

 

Unité monétaire

Les GAAP prennent l’hypothèse que la valeur du dollar est stable. Bien sûr c’est faux, rien qu’à cause de l’inflation. Mais les efforts à fournir pour les entreprises pour fournir des déclarations financières à dollar constant ont été jugés trop importants.

 

Chapitre 12 : Dépréciation des actifs immobilisés

 

Quand une entreprise achète un actif qui va durer plus longtemps qu’une année, le coût de cet actif n’est pas compté comme une dépense immédiate. Le coût est en effet reporté sur plusieurs années à travers un phénomène appelé la dépréciation.

 

Dépréciation directe

La forme la plus basique de dépréciation est la dépréciation directe. En utilisant cette méthode, le coût de l’actif est réparti de manière égale sur sa durée de vie.

Exemple : Daniel dépense 5 000 euros sur une pièce d’équipement pour son entreprise de toiture. Il s’attend à ce que cette pièce dure 5 ans, à l’issue de cette période elle ne vaudra plus rien. Chaque année, 1 000 euros du coût de l’équipement seront enregistrés comme  une dépense.

Nous ferions donc les entrées de journal suivantes :

Equipement        5 000
Cash                         5 000

Puis chaque année, Daniel va enregistrer une dépense de dépréciation pour l’équipement :

Dépense de dépréciation             1 000
Dépréciation cumulée                    1 000

A l’issue de la première année comme montré juste au-dessus, l’équipement n’a plus qu’une valeur de 4 000 euros, mais il est choisi de garder son coût historique dans les comptes (5 000) et d’y opposer une dépréciation cumulée pour se souvenir de la valeur initiale de l’actif et de combien de dépréciation a été enregistrée jusqu’alors.

 

Valeur résiduelle

La valeur résiduelle est la valeur que nous pouvons attendre d’un actif après un certain nombre d’années d’utilisation.

Lydie achète des meubles de bureau pour 11 000 euros, qu’elle prévoit d’utiliser pour les dix prochaines années. Après dix ans, elle pense que ces meubles auront une valeur résiduelle de 2 000 euros. Le coût initial des meubles moins leur valeur résiduelle est donc de 9 000 euros. Lydie enregistrera chaque année 900 euros de dépréciation.

Dépense de dépréciation             900
Dépréciation cumulée                    900

Après dix ans, la dépréciation cumulée sera de 9 000 euros. Si Lydie arrive à vendre ces meubles pour 2 000 euros, elle enregistrera les entrées suivantes :

Cash                                           2 000
Dépréciation cumulée       9 000
Meubles de bureau         11 000

 

Gain ou perte sur une vente

Bien sûr, il est impossible de connaître précisément la valeur résiduelle qu’aura un actif dans le futur. Quand un actif est vendu, si le montant est supérieur à la valeur nette de l’actif enregistrée dans le bilan financier, un gain doit être enregistré. L’inverse est aussi vrai.

Si Lydie vend après dix ans ses meubles pour 3 000 euros au lieu de 2 000, elle enregistrera les entrées suivantes :

Cash                                           3 000
Dépréciation cumulée       9 000
Meubles de bureau                           11 000
Gain sur la vente des meubles     1 000

Si à l’inverse elle les vend à 500 euros, elle fera les entrées suivantes :

Cash                                                        500
Dépréciation cumulée                    9 000
Perte sur la vente des meubles   1 500
Meubles de bureau                           11 000

En plus de cette méthode de dépréciation directe, il existe beaucoup d’autres méthodes approuvées aussi par les GAAP.

La méthode d’amortissement régressif à taux double consiste par exemple à multiplier la valeur nette restante par un pourcentage donné, tous les ans.

Une autre méthode d’amortissement consiste à prendre en compte l’usage qui est fait de l’équipement, et non pas son âge.

 

Achat d’actifs immatériels

Le concept de matérialité joue un rôle important dans la manière d’enregistrer des actifs. Par exemple, si nous achetons une poubelle pour notre entreprise pour quinze euros, cet actif est déclaré immatériel dans ce sens qu’il ne sera pas amorti mais considéré à 100% comme une dépense immédiate.

 

Chapitre 13 : Amortissement des actifs intangibles

 

Les actifs intangibles sont les actifs réels qui ne sont pas des objets physiques. Cela peut-être par exemple des marques déposées, des brevets ou des droits d’auteur.

L’amortissement est un process très semblable à la dépréciation pendant lequel le coût de l’actif intangible est étalé sur la vie de cet actif. Les actifs intangibles sont amortis en utilisant la méthode directe sur une période de temps qui représente la vie utile de cet actif ou sa vie légale.

 

Chapitre 14 : Inventaire et coût des ventes

 

D’après les principes GAAP, il y a deux méthodes pour garder la trace de ses stocks : la méthode perpétuelle et la méthode périodique.

 

La méthode perpétuelle

Toutes les entreprises qui gardent des informations en temps réel sur les niveaux de stocks et qui suivent leurs stocks de manière extrêmement précise (à l’unité près) utilisent la méthode perpétuelle. C’est le cas de la grande distribution grâce aux codes-barres sur chacun des produits.

Les deux avantages de cette méthode sont d’abord la précision (l’entreprise sait quand elle doit commander de nouveaux stocks) et la précision des bilans financiers (les coûts des ventes sont extrêmement précis dans les déclarations financières). Son inconvénient est qu’elle peut être difficile à implémenter.

 

La méthode périodique

Cette méthode compte les stocks sur des intervalles réguliers (chaque mois par exemple). Une entreprise qui utilise cette méthode va savoir quel est le niveau de ses stocks au début et à la fin de chaque intervalle, mais ne saura pas quel est le niveau de ses stocks au milieu de la période. Il faut donc avec cette méthode calculer les coûts des ventes de cette manière :

Coûts des ventes = stocks de départ + achat de stocks – stocks de fin

Cette équation n’est pas parfaite puisqu’elle ne prend pas en compte les stocks volés ou détruits.

Il peut être très compliqué également de savoir quels sont les objets vendus, surtout si leur prix varie d’un mois à l’autre. Par exemple, Maggie vend des tshirts en ligne. Elle achète ses stocks d’une seule source. Au milieu du mois d’avril, le fournisseur augmente ses prix de 3 euros à 3,50 euros. Si Maggie vend 100 tshirts durant le mois d’avril, elle ne pourra pas savoir lesquels seront vendus (ceux à 3 euros ou à 3,50 euros ?). Il existe donc plusieurs méthodes pour évaluer les stocks vendus, toutes compatibles GAAP : FIFO, LIFO et Coûts moyens.

FIFO signifie « First In, First Out ». D’après cette méthode, il est pris pour hypothèse que ce sont toujours les pièces à être rentrées les premières dans nos stocks qui sont vendues en premier.

LIFO signifie « Last In, First Out ». C’est la méthode opposée.

Ces deux méthodes, dans l’exemple de Maggie, vont donner des coûts de vente différents.

La méthode des coûts moyens utilise la valeur des stocks en début de période ainsi que les achats de stocks sur la période pour déterminer un coût moyen par unité. Puis ce coût moyen est utilisé pour déterminer le coût des ventes et la balance finale des stocks.

Coût moyen par unité = (stocks en euros + achats en euros) / (stocks en nombre d’unités + achats en nombre d’unités)

Coûts des ventes = coût moyen par unité x nombre d’unités vendues

 

Mon avis sur le livre : 

 

Idéal pour démarrer la comptabilité, Accounting Made Simple n’intéressera que ceux d’entre nous qui sont intrigués par les P&L, les forecast… Personnellement je juge que ce domaine est trop peu couvert dans nos écoles (en tout cas d’ingénieurs) alors que tous les managers et dirigeants d’entreprises manient ces outils quotidiennement. C’est là qu’on voit tout l’intérêt du Personal MBA :) Il faudra attendre les autres lectures du bloc Finance d’entreprise du Personal MBA pour rentrer vraiment dans le vif du vif du sujet, mais Accounting Made Simple est une excellente introduction.