Lecture n°8 : Presentation Zen par Garr Reynolds

 

Presentation Zen est un livre de Garr Reynolds, sous-titré « Simple Ideas on Presentation Design and Delivery ». Comme son nom l’indique, ce livre a pour objectif de partager avec le lecteur quelques conseils pour délivrer des présentations réussies, dans le cadre de l’entreprise, de conférences, de cours d’école… Ce livre est assez visuel et regorge d’exemples illustrant les propos de l’auteur, et qui ne sont donc pas faciles à retranscrire dans ce résumé. Néanmoins, il est facile de trouver sur des sites comme slideshare ou TED des présentations qui respectent ces conseils.

Le livre commence par une citation de Leonard de Vinci : « La simplicité est l’ultime sophistication ».

 

Partie 1 : Introduction

 

Chapitre 1 : Faire une présentation dans le monde d’aujourd’hui

 

Garr Reynolds précise que ce livre n’est pas un livre sur le Zen, c’est un livre sur la communication et sur le fait de voir nos présentations d’une manière légèrement différente, une manière plus en accord avec notre époque. Bien sûr, les principes trouvés dans le Zen comme l’esthétique et le fait d’être pleinement connecté et attentif à ce que nous faisons peuvent s’appliquer à nos activités quotidiennes et donc nos présentations.

Chaque situation est différente, mais nous savons, à travers nos expériences, que le niveau standard des présentations business ou académiques est faible et pose des problèmes à la fois à l’auditeur (communiquer) et à l’audience (réussir à être attentif).

Les principes auxquels l’auteur va faire le plus souvent référence à travers toutes les étapes d’une présentation sont la retenue, la simplicité et le fait de rester naturel. Retenue dans la préparation. Simplicité dans le design. Rester naturel dans la manière de présenter. Tous ces principes vont mener à une meilleure clarté, bénéfique à la fois pour nous et notre audience.

L’approche de ce livre remet en question l’approche traditionnelle de création d’une présentation PowerPoint dans le monde d’aujourd’hui et encourage les gens à réfléchir différemment au sujet de leur design et de la manière de les délivrer.

Mais Garr Reynolds précise que ce livre n’est pas une méthode, mais plutôt une approche. Une approche implique un chemin, une direction, un cadre, peut-être même une philosophie, mais pas une formule magique ou une méthode qui fonctionne à tous les coups. Cependant l’auteur va dispenser quelques règles de conduite et quelques conseils qui sont contraire aux méthodes conventionnelles de création d’une présentation. L’objectif du livre est d’aider les professionnels à se libérer de la souffrance de créer et délivrer une présentation en les aider à voir les présentations d’une façon différente, plus simple, plus visuelle, plus naturelle, et avec plus de sens.

Chaque cas est différent : toutes les situations de présentations ne sont pas appropriées pour l’utilisation du multimedia. Il y a de nombreuses situations où un tableau blanc ou un support papier avec les faits détaillés peut faire un meilleur support. Les discussions dans ce livre couvrent cependant les cas où le multimedia est un bon choix pour sa présentation.

Ce livre ne traite pas des outils de création de présentation (PowerPoint ou KeyNote ?). Oui, maîtriser un logiciel est essentiel mais la technique n’est définitivement pas le plus important.

Des millions de présentations sont données chaque jour avec l’aide de PowerPoint ou d’un autre logiciel. Et pourtant, la plupart des présentations restent incroyablement ennuyeuses, quelque chose qui doit être enduré à la fois par le présentateur et son audience. Les présentations sont généralement inefficaces, pas parce que les présentateurs manquent d’intelligence ou de créativité, mais parce qu’ils ont pris de mauvaises habitudes et manquent de connaissances sur ce qui fait une bonne ou une mauvaise présentation. La présentation typique aujourd’hui consiste en un auditeur présentant des flots d’informations sur des slides avec des titres généraux et des listes à puces presque partout. Présenter des slides est si important dans notre culture que les gens peuvent difficilement s’imaginer préparer une réunion et se rendre à cette réunion sans slides.

La recherche pointe du doigt PowerPoint, car les théories sur la cognition ont montré qu’il est plus difficile de processer de l’information si elle vient à nous verbalement et visuellement sous forme écrite. Est-ce que cela veut dire la mort de PowerPoint ? Non déclare Garr Reynolds, car c’est un outil qui peut être utilisé effectivement avec les méthodes de design appropriées.

La plupart d’entre nous savons intuitivement que quand nous avons 20 minutes pour faire une présentation, s’adresser à son audience avec des slides remplis de texte ne fonctionne pas. Comme s’adresser à son audience à la fois de manière orale et écrite ne fonctionne pas, n’est-il pas plus simple de laisser les gens lire nos slides sans leur adresser la parole ? Pourquoi sommes-nous là debout devant notre audience ?

La bonne nouvelle est qu’en réalité c’est une opportunité pour nous d’être différent. La barre est tellement basse que même améliorer ses slides légèrement fera une grande différence.

Garr Reynolds reprend la distinction entre la logique du cerveau gauche et les activités créatives et empathiques du cerveau droit. Selon lui, dans les organisations d’aujourd’hui, la logique ne suffit plus, il faut également utiliser les aptitudes de son cerveau droit. Cela est valable également dans le monde des présentations. Les six aptitudes du cerveau droit qui vont nous servir sont : design, histoire, symphonie, empathie, jeu et sens.

 

Design

Pour de nombreuses personnes dans le monde professionnel, le design est la cerise sur le gâteau. C’est bien, mais pas critique. Cependant, les meilleurs design sont ceux qui ne sont pas remarqués par l’observateur / utilisateur, comme le design d’un livre ou de panneau d’indications dans un aéroport. Le design commence au début, pas à la fin. Durant la période de préparation, il faut ralentir et considérer notre sujet et nos objectifs.

 

Histoire

Les données et les faits n’ont jamais été autant disponibles qu’aujourd’hui. L’enjeu repose donc dans la manière de les délivrer. Nous sommes nés pour écouter et raconter des histoires. Malgré le fait que les histoires aient été marginalisées dans le monde professionnel, les meilleures méthodes pour faire passer une information prennent la forme d’une histoire. Les histoires peuvent être utilisées pour enseigner, partager, illustrer et bien sûr persuader.

 

Symphonie

Dans le monde de la présentation, symphonie signifie qu’il faut reconnaître les schémas et reconnaître la simplicité qui peut exister dans un problème complexe. Symphonie ne signifie pas simplifier à outrance comme le font les « mass media », mais plutôt utiliser notre esprit (logique, analyse, synthèse, intuition) pour trouver le sens et déterminer ce qui est important et ce qui ne l’est pas. C’est aussi décider ce qui importe et laisser tomber tout le reste.

 

Empathie

L’empathie représente notre capacité à nous mettre à la place des autres. Les bons designers, par exemple, sont capables de se mettre à la place de l’utilisateur, du client, du public.

 

Jeu

La plupart des gens pensent que les personnes sérieuses sont les plus adaptées au monde professionnel car plus responsables. Rien n’est moins vrai. Les personnes qui savent rire sont les plus créatives et les plus productives. On nous a vendu l’idée qu’une bonne présentation doit être nécessairement ennuyeuse, dépourvue d’humour, et quelque chose qui doit être enduré, pas apprécié. Et si vous utilisez des slides, plus ils sont complexes, détaillés et moches, mieux c’est. Cette approche est toujours en vigueur aujourd’hui, malheureusement.

 

Sens

Une présentation qui se passe mal peut être dévastatrice pour notre carrière. L’inverse est vrai. Peu de choses valent plus la peine que de se connecter avec quelqu’un en lui apprenant quelque chose de nouveau, ou en partageant ce que nous pensons être important avec les autres.

Les professionnels aujourd’hui doivent comprendre comment et pourquoi les aptitudes du cerveau droit sont plus importantes que jamais. Les meilleures présentations de notre temps seront crées par des professionnels qui ne se limitent pas à un esprit logique mais travaillent ces six aptitudes.

Garr Reynolds explique qu’avec nos entreprises qui vont de plus en plus vite, il fallait trouver un moyen de communiquer des idées d’un groupe à l’autre, d’ou PowerPoint. Quand on donne une présentation, les gens veulent utiliser les deux parties de leur cerveau. Le cerveau droit est utilisé pour nous juger, à la manière dont nous parlons, sommes habillés et nous bougeons. Souvent, les gens arrivent à une conclusion sur nous dès le deuxième slide…

La logique n’est donc pas suffisante. La communication est le transfert d’émotion. Les champions doivent vendre – à un public interne et au monde externe. Si tout le monde dans la pièce est d’accord avec nous, il n’y  pas besoin d’une présentation ! La raison de faire une présentation est donc de vendre une ou plusieurs idées.

Comment s’améliorer immédiatement ? D’abord, faire en sorte que les slides renforcent nos mots, sans les répéter. Il faut créer des slides qui montrent, avec une preuve émotionnelle, que ce que nous disons est vrai. Jamais plus de 6 mots sur un slide. Jamais. Puis Seth Godin conseille d’arrêter d’utiliser des images « cheesy » et d’utiliser des banques d’images professionnelles. Trois, pas de transitions animées. Quatre, créer un document écrit qu’on laissera derrière nous après la présentation, dans lequel peuvent figurer autant de notes et de détails que nous voulons.  Enfin, quand on commence notre présentation, dire à son public que nous allons leur donner un document qui résume tous les détails et qu’ils n’ont donc pas besoin de tout noter. Inutile d’imprimer nos slides et de les donner à notre public : ils ne fonctionnent pas sans nous.

Pour finir son chapitre, Garr Reynolds explique que nous sommes dans une nouvelle ère qui nécessite de nouvelles façons de penser. Les aptitudes nécessaires pour être un bon communiquant aujourd’hui sont différentes que dans le passé. Aujourd’hui, l’alphabétisation n’est pas seulement le fait de savoir lire et écrire, mais aussi comprendre la communication visuelle. Pour devenir un meilleur présentateur, l’auteur conseille de regarder au-delà des manuels techniques sur PowerPoint et de chercher du côté d’autres médias qui ont fait leurs preuves en termes de « storytelling » comme les documentaires ou les bandes dessinées. Ce dernier exemple est pour lui l’expression parfaite de l’association entre le texte et l’image.

En résumé du chapitre 1 :

–          Les meilleures présentations contiennent des informations arrangées de la manière la plus efficace et gracieuse sans décoration superflue. La présentation du contenu est simple, équilibrée et belle.

–          Ce livre est une approche, pas une liste inflexible de règles à suivre pour rendre une bonne présentation.

–          Bien présenter n’est pas un problème de logiciel ou de technique.

–          A notre époque les aptitudes à bien présenter sont plus importantes que jamais. Bien présenter fait appel aux cerveaux gauche et droit de notre public.

–          Les présentations vivantes avec un support multimédia se rapprochent d’une histoire à raconter.

–          Nous avons pris de mauvaises habitudes avec le temps. La première étape pour s’améliorer est d’abandonner le passé.

 

Partie 2 : Préparation

 

Chapitre 2 : Créativité, Limitations et Contraintes

 

En général les gens ne se considèrent pas comme étant créatifs. Mais développer le contenu d’une présentation est un acte créatif. Créer une présentation est aussi « cerveau gauche » que « cerveau droit », et le design est important. Qui a dit que le design et le business étaient deux choses bien différentes ?

En fait, la préparation de nos données et de nos faits pour notre présentation est un acte de logique, quand la mise en forme de ces données en une présentation est un pur acte créatif.

Les enseignements Zen parlent souvent de « l’esprit du débutant ». Un débutant est ouvert et réceptif, et est plus incliné à dire « pourquoi pas » et « allons-y, essayons » plutôt que « cela n’a jamais été fait » et « ce n’est pas commun ».

Si on approche les problèmes avec l’esprit de l’expert, nous allons souvent être aveugles aux possibilités. L’esprit de l’expert est souvent attaché au passé et n’est pas intéressé dans le nouveau, le différent et le « jamais essayé ». Alors que si on approche les problèmes avec l’esprit du débutant, nous n’avons pas peur d’avoir tort. Faire des erreurs n’est pas la même chose que d’être créatif, mais si nous ne voulons faire d’erreurs, alors c’est impossible d’être vraiment créatif. Quand nous sommes ouverts aux possibilités, parfois nous trouverons que la meilleure façon de faire est en fait la façon la plus commune. Mais ce ne sera pas un choix fait par habitude mais un choix fait avec une vision fraîche et des perspectives nouvelles. Pour l’auteur, nous étions plus humains quand nous étions enfant, car nous étions capable de « travailler notre art » pendant des heures sans intellectualiser la chose et avoir peur de nos erreurs.

Etre créatif signifie utiliser son esprit en entier pour trouver de nouvelles solutions. Créativité signifie ne pas être paralysé par nos méthodes et nos connaissances, mais être capable de penser « out of the box » pour trouver des solutions à des problèmes imprévus.

Une présentation est une opportunité pour se différencier. Alors pourquoi ressembler ou parler comme les autres ? Pourquoi ne pas surpasser les attentes et surprendre les gens ?

Pour Garr Reynolds, le grand mensonge consiste à dire que nous ne sommes pas créatifs. Sans être les prochains Picasso, il est néanmoins nécessaire de ne pas se fermer trop vite dans le process d’exploration des possibilités.

Pour trouver l’inspiration, l’auteur explique qu’il existe des millions de façons différentes. L’une de ses favorites est l’enseignement, qui selon lui permet de se rappeler quelles choses sont importantes. De plus, l’enthousiasme de l’étudiant est communicatif. Les meilleures idées arrivent souvent dans les périodes de paresse, qui généralement énergisent notre esprit créatif. L’auteur conseille également de faire preuve d’enthousiasme et de passion, nécessaires à la créativité. Il va même plus loin en conseillant d’éviter de côtoyer des personnes qui diminuent notre enthousiasme.

Des contraintes fortes sur un projet créatif peuvent mener à des solutions inventives. C’est contre-intuitif mais c’est la réalité : pour des designers professionnels, créer quelque chose sous l’effet de milliers de contraintes extérieures est simplement la façon dont les choses fonctionnent. Pourtant, pour les millions de non-designers ayant accès à des outils de design très pointus, la puissance et l’importance des contraintes n’est pas bien compris. Pour ceux qui ne sont pas formés en design, créer une présentation peut même être très frustrant. Ce que nous pouvons apprendre des professionnels du design est que les contraintes et limitations sont souvent un allié puissant, et que créer nos propres contraintes est souvent fondamental dans un travail créatif.

Un bon exemple de contraintes qui servent à la créativité est le haiku, qui a des règles très strictes (moins de 17 syllabes pour capturer un moment).

Dans un monde de plus en plus complexe, créer des messages et réaliser des designs qui sont clairs, simples et concis est de plus en plus important.

En résumé du chapitre 2 :

–          Préparer, désigner et délivrer une présentation est un acte créatif

–          La créativité demande un esprit ouvert et le fait d’accepter de se tromper

–          Les restrictions et les limitations ne sont pas des ennemies mais des alliées.

–          Lors de la préparation d’une présentation, il faut garder ces trois mots en tête : simplicité, clarté et brièveté.

 

Chapitre 3 : Planifier de manière « analogique »

 

L’une des plus importantes choses à faire quand on se situe dans l’étape initiale de préparation de notre présentation est de s’éloigner de l’ordinateur. Avant de designer notre présentation, il est nécessaire de prendre du recul et d’identifier les messages clés, voire LE message clé.

Dès le début, la plupart des gens conçoivent leur présentation en utilisant des outils logiciels. Les développeurs de logiciels encouragent cette pratique, mais Garr Reynolds ne la recommande pas. Un papier et un crayon sont la meilleure manière d’exprimer nos idées grossières et mènent à plus de clarté.

Steve Jobs disait de l’ordinateur qu’il était un « vélo pour l’esprit ». Un vélo, et non pas une voiture : un vélo amplifie un mouvement que nous avons initié. Le meilleur des logiciels ne va pas développer nos idées à notre place.

La plupart des professionnels et des étudiants réalisent l’intégralité de la préparation de leurs présentations directement dans leur logiciel. Il faut apprendre des designers professionnels réalisent la plupart de leur préparation et brainstorming sur du papier.

Garr Reynolds confesse utiliser une simple feuille de papier et un crayon quand il s’agit de brainstormer, d’explorer des idées, de faire des listes et de dessiner ses brouillons. Il privilégie le tableau blanc quand il travaille en petits groupes. Une réaction normale est de penser que c’est une perte de temps : pourquoi ne pas aller directement dans PowerPoint et dessiner ses idées ? Il répond en disant qu’il est plus facile de corriger ses brouillons sur un tableau blanc et de laisser visibles des idées qu’on se sait pas encore où intégrer. En plus large groupe, il utilise des post-it collés sur un mur. Chaque post-it représente une idée, il est ainsi facile de réorganiser les idées en décollant et recollant les post-it.

L’art de parler et de se connecter avec un public est clairement analogique – persuader, vendre, informer. Pour cette raison, il semble naturel de privilégier l’analogique quand il s’agit de préparer et de clarifier le contenu, le but et les objectifs de notre présentation.

D’une manière générale, Garr Reynolds conseille de ralentir. Ralentir n’est pas seulement un bon conseil pour une vie plus saine, plus joyeuse, c’est aussi une pratique qui mène à plus de clarté.  Notre instinct pourrait nous dire que c’est ridicule, car le business est une question de rapidité : premier à innover, premier sur le marché.

Mais Garr Reynolds parle plus d’un état d’esprit. Nous sommes occupés, nous faisons tous face à des contraintes temporelles. Mais les contraintes temporelles peuvent aussi être une grande source de motivation, apportant un sens d’urgence qui stimule notre capacité créative et la découverte de solutions à nos problèmes. Le problème aujourd’hui n’est pas le fait d’être occupé, mais bien « l’affairement ». L’affairement se ressent quand nous nous sentons inconfortable parce que nous sommes préoccupés, distraits, malgré le fait que nous accomplissons des tâches. L’affairement, c’est avoir ce sentiment qu’on réalise beaucoup de choses, mais qu’on pourrait faire mieux.

L’affairement tue la créativité. L’affairement donne naissance à des piles de slides PowerPoint ennuyeux et peu engageants. Oui, nous sommes tous très occupés, mais pour cette raison justement nous devons respecter notre audience et leur éviter des réunions interminables avec des slides plein d’ennui. Cela n’importe peu que nous soyons scientifiques, ingénieurs, médecin ou hommes d’affaires, quand nous préparons une présentation nous devenons un créatif, et nous avons alors besoin de temps seul, et loin de l’ordinateur. Avoir du recul et distinguer l’idée principale peut prendre du temps, même seul.

L’état actuel des présentations est assez insatisfaisant, du point de vue de l’auteur de la présentation et de son public. Pourtant, quand il s’agit de discuter autour des questions d’efficacité au cours d’une présentation, les sujets tournent autour des techniques et des logiciels. Ce sont les mauvaises questions. La plupart d’entre nous passons trop de temps à s’inquiéter au sujet d’images et de listes à puce sur nos slides durant l’étape de préparation au lieu de penser à comment fabriquer une histoire la plus efficace, mémorable et appropriée pour notre public.

Les questions que nous devons nous poser sont :

–          de combien de temps dispose-je ?

–          au cours de quel événement vais-je m’exprimer ?

–          à quelle heure de la journée ?

–          quel est le public ?

–          quel est leur background ?

–          qu’attendent-ils de moi ?

–          pourquoi m’a-t-on demandé de parler ?

–          qu’est-ce que je veux qu’ils fassent ?

–          quel medium est le plus approprié pour cette situation particulière et ce public ?

–          quel est le but principal de ma prise de parole ?

–          quelle est l’histoire ?

Et la question la plus essentielle :

–          Quel est mon point central ?

Dit autrement : si on veut que notre public se souvienne d’une seule chose, quelle est-elle ?

Il y a encore deux questions importantes auxquelles Garr Reynolds demande de répondre : pourquoi est-ce important ? pourquoi notre public devrait-il s’en soucier ? La première réponse va demander une réponse logique, et la seconde va demande une réponse émotionnelle, persuasive et empathique.

Pour nous aider à travailler notre message jusqu’à son point central, Garr Reynolds propose le teste de l’ascenseur. Supposons que nous préparons une présentation cruciale pour une de nos idées, présentation qui sera donnée à un haut cadre de l’organisation. En se rendant à cette présentation, nous croisons cette personne dans l’ascenseur, qui avec milles excuses annule notre rendez-vous et nous demande de lui expliquer en 30 secondes notre message, jusqu’à l’arrivée de l’ascenseur.

Ainsi il faut toujours réfléchir à pouvoir résumer à quelques phrases l’intégralité de notre présentation, pour identifier sans failles son message central. Dans les faits, le test de l’ascenseur ne nous arrivera sans doute jamais. Néanmoins, cela sert à se projeter et à rendre notre contenu plus compact et plus clair.

Concernant les documents distribués lors de la présentation, Garr Reynolds s’oppose fortement à ce que les slides soient imprimés et distribués, encore plus s’ils sont distribués avant la présentation.  Par définition, les slides sont le support de la personne qui prend la parole. Ils sont donc complétement incapables d’exister sans nous, car ils sont vidés de leur substance, et ne vont servir qu’à distraire notre public. Vu de l’autre rive, cela veut dire que si nos slides peuvent exister sans nous, nous n’avons aucune valeur ajoutée à être présent dans la même pièce que notre public. C’est donc une énorme erreur que de créer des « slideuments », c’est-à-dire des slides plein de textes car c’est nier notre propre valeur dans la prise de parole.

Au lieu de ça, Garr Reynolds propose d’écrire un véritable document « texte », qui sera distribué à la fin de la présentation et qui donnera l’ensemble des informations, des graphiques, des références, et bien plus.

En travaillant notre présentation en trois parties (nos notes, nos slides, et le document « texte »), nous n’allons pas nous sentir à l’étroit sur nos slides. Nous allons gagner en clarté car nous savons que toutes les informations nécessaires sont disponibles dans notre document.

Pourtant, la plupart des conférences actuelles et des pratiques en entreprise demandent aux présentateurs de donner leurs slides en avance pour qu’ils soient collectés et imprimés dans un document qui sera remis aux participants. L’effet pervers de cette pratique est que le présentateur se retrouve coincé entre la volonté de créer une présentation avec des visuels qui supportent clairement leurs propos, ou une présentation qui ressemblera plus à un « slideument » pour lecture plus tard. Sauf qu’en réalité, personne n’a jamais lu des pavés de slides en rentrant chez lui après une conférence !

A tous ces gens qui entretiennent ces mauvaises pratiques, Garr Reynolds rappelle que PowerPoint est un outil créé pour visualiser de l’information. Pour faire des documents « texte », il y a Word.

Un dernier avantage d’une bonne préparation est de pouvoir jongler avec aisance avec notre message et nos idées. Dans le cas où nos interlocuteurs souhaiteraient privilégier un échange sans slides (cela arrive souvent en rendez-vous commercial), cette préparation aura augmenté notre maîtrise et notre facilité à échanger sur notre sujet.

En résumé du chapitre 3 :

–          Ralentir notre esprit très occupé sert à mieux voir notre problème et nos objectifs

–          Trouver du temps pour soi pour prendre du recul

–          Pour une meilleure concentration, essayer d’éteindre l’ordinateur et de privilégier les moyens « analogiques »

–          Utiliser une feuille de papier, un crayon et/ou un tableau blanc pour dessiner nos idées.

–          Questions clés : quel est notre point central ? pourquoi est-ce important ?

–          Si le public doit se souvenir d’une chose, quelle est-elle ?

–          Préparer un document « texte » détaillé permet de rester clair sur ses slides.

 

Chapitre 4 : Fabriquer l’histoire

 

Après l’étape de planification, la prochaine marche est de donner à notre message noyau et messages supports une structure logique. Une bonne structure va apporter un sentiment d’ordre à notre présentation et va rendre plus facile pour nous notre présentation car notre public va comprendre plus facilement notre message.

Si notre objectif est de créer une présentation mémorable, alors nous devons considérer les moyens à notre disposition pour avoir des messages qui restent, qui « stick ». Garr Reynolds fait ici directement référence au livre Made to Stick des frères Heath, qui est un autre livre du Personal MBA. En résumé, les idées qui restent respectent 6 principes : elles sont simples, inattendues, concrètes, crédibles, émotionnelles et sont racontées comme des histoires.

Garr Reynolds explique que les histoires peuvent contenir des analogies et des métaphores, qui sont des outils puissants pour amener des gens à comprendre facilement nos pensées. Les meilleures présentations incluent des histoires. Les meilleurs présentateurs aujourd’hui illustre leurs points avec des histoires, souvent des histoires personnelles. La façon la plus simple d’expliquer des idées compliquées est à travers des exemples ou en partageant une histoire qui souligne notre point. Les histoires rendent nos présentations authentiques.

Garr Reynolds prend du recul en insistant sur le fait qu’historiquement, les gens qui possédaient énormément d’informations et de savoir dans un domaine particulier étaient très demandés et payés des salaires mirobolants pour avoir accès à leurs connaissances. Cette époque est terminée : nous sommes rentrés dans une ère où l’information et le savoir, dans presque n’importe quel domaine, sont à un clic de souris. Posséder l’information n’est plus un élément différenciant. Ce qui est le plus important aujourd’hui est la capacité à synthétiser les faits, de les replacer dans le contexte et leur donner de la perspective. Picasso a dit : « Les ordinateurs sont inutiles car ils ne donnent que les réponses ». Ce que nous voulons des gens qui sont debout devant nous et prêts à nous donner une présentation n’est pas un exposé de connaissances mais du sens.

C’est là où une histoire peut être intéressant. Une histoire, c’est de l’information, de l’émotion et de la visualisation, le tout emballé dans des anecdotes.

Le « storytelling » digital combine le meilleur des deux mondes : le nouveau monde des vidéos, photos et art numérique, et le vieux monde des histoires à raconter. Le vieux monde des Powerpoint remplis de listes de puces sera remplacé par un nouveau monde d’exemples à travers des histoires, accompagnés par des images évocatrices.

Garr Reynolds explique ensuite le process de construction du storyboard d’une présentation, qui commencera à donner une forme à l’histoire de notre présentation.

Etape 1 : Brainstorming. Eteindre le PC, et sortir sur un papier / tableau blanc toutes nos idées. Quand on travaille en groupe, il faut pouvoir écouter calmement et poser des questions.

Etape 2 : Identifier le message central. Qu’est-ce qu’on veut que notre audience se rappelle ? Parmi toutes les idées qu’on a identifiées durant l’étape 1, il est intéressant de commencer à les grouper par section. 3 sections dans une présentation est un bon chiffre.

Etape 3 : Storyboarding. Et encore avec l’ordinateur éteint. Utiliser la méthode des post-it est idéal car on peut facilement ajouter un post-it dans notre storyboard.

Etape 4 : Storyboarding, mais sur l’ordinateur cette fois. L’auteur conseille de choisir les « templates » de notre organisation les plus simples possibles, voire l’utilisation d’un slide complétement blanc. Par contre, les slides pour séparer les sections doivent être d’une couleur différente ou avec suffisamment de contraste pour bien les distinguer des slides de contenu. L’auteur conseille de se reposer sur trois sections, avec juste avant une introduction qui décrit le sujet.

Toutes ces étapes ont en commun le fait qu’il faut en permanence avoir à l’esprit notre audience en gardant notre prise de parole la plus courte possible. Il faut éditer et raccourcir toutes les parties qui ne sont pas essentielles pour garder notre présentation la plus compacte possible. Quand on est en doute, il faut éliminer.

La plupart des gens ne sont pas bons quand il s’agit d’éditer leurs présentations car ils sont effrayés. Ils pensent que jamais personne n’a été viré car ils incluaient trop d’informations à leurs présentations. Mais cela mène à beaucoup de slides et à du temps perdu. Quelque soit la quantité d’informations que nous incluons dans nos présentations, il y aura toujours des personnes  pour nous faire des remarques et nous demander pourquoi nous n’avons pas parlé de tel ou tel sujet.

En résumé du chapitre 4 :

–          Rendre nos idées « sticky » en gardant les choses simples, en utilisant des exemples et des histoires, cherchant l’inattendu, et exploitant les émotions de notre audience

–          Une présentation n’est jamais à propos des faits seulement, c’est la manière de les présenter, le contexte autour et la perspective donnée par le présentateur qui font la différence

–          Brainstormer loin de l’ordinateur, et regrouper les informations

–          Faire un storyboard sur papier puis utiliser le logiciel pour les dessiner

–          Toujours montrer de la retenue et ramener toutes nos informations à notre message noyau.

 

Partie 3 : Design

 

Chapitre 5 : Simplicité, pourquoi c’est important

 

Professionnellement, les gens sont terrifiés de faire simple sous peine d’apparaître comme des gens fainéants ou peu productifs. Dans le doute, la plupart des gens préfèrent ajouter et ajouter encore du contenu.

Il y a une incompréhension majeure sur le terme « simplicité », qui ne doit pas être confondu avec le terme « simplisme ». La simplicité est difficile à obtenir. Dans ce livre, quand l’auteur utilise le mot simplicité, c’est pour lui synonyme avec clarté, subtilité, essentiel, minimalisme. Les designers, par exemple, sont constamment en train de chercher les solutions les plus simples aux problèmes les plus complexes. Les solutions simples ne sont pas forcément les plus faciles pour eux, mais vont être les plus faciles à utiliser pour le consommateur final.

La simplicité n’est pourtant pas la panacée : il est possible de faire trop simple. Comme disait Einstein : « Rendez les choses aussi simples que possible, mais pas plus simples ».

Garr Reynolds explique que certains principes Zen peuvent s’appliquer au design de présentations.

Kanso, la simplicité, désigne dans la philosophie zen l’atteinte d’un effet maximum avec des moyens minimums. Quand on examine ses slides, pouvons-nous dire qu’on a réussi à obtenir le maximum d’impact avec un minimum d’éléments graphiques, par exemple ?

Shizen, le naturel, interdit l’utilisation de designs élaborés et d’un raffinement excessif. Cela veut dire faire preuve de retenue dans présentation.

Shibumi, l’élégance, considère que le plus haut niveau de bon goût va au-delà de l’usage de couleurs brillantes et de lourdes décorations et préfère un raffinement simple. C’est le concept original de « moins c’est plus ». Moins de couleurs, moins de remplissage…

La retenue est d’autant plus importante dans la conception d’une présentation que notre capacité à enregistrer des visuels et des commentaires en même temps est limitée : parfois nous sommes littéralement assommés par des présentations trop riches en visuels forts, et on ressort de la présentation en ayant compris er retenu pas grand-chose.

Garr Reynolds cite ici l’histoire du pêcheur indien qui illustre bien tous ces principes :

« Vijay, le pêcheur, ouvre son magasin et place un panneau disant « Ici, nous vendons du poisson frais ». Son père vient, et lui dit que le « nous » insiste plus sur le vendeur que sur le client. Le panneau est donc changé pour « Ici, vente de poisson frais ». Son frère vient et dit que le mot « ici » est superflu. Le panneau est changé pour « Vente de poisson frais ». Sa sœur vient et dit qu’il est évident que le poisson est vendu, que pourrait-il en être autrement ? Le panneau est changé pour « Poisson frais ». Son voisin vient et dit qu’à la vue des poissons il est évident qu’ils sont frais, le préciser sonne trop défensif. Le panneau est changé pour « Poisson ».

Et comme Vijay revenait d’une pause vers son magasin, il se rend compte que ça sent le poisson de très loin, et qu’il pourrait même se passer de mettre le panneau « Poisson ». »

Notre objectif final est d’obtenir un effet d’amplification à travers la simplification de notre présentation. Pour ça, on peut apprendre de l’art de la BD, voire des strips de trois cases dans les journaux : les images sont dépouillées à l’extrême pour se concentrer sur les détails importants.

Pour terminer le chapitre, Garr Reynolds explique que faire un design simple demande beaucoup de temps, certainement plus de temps que si on souhaitait tout mettre sur nos slides. Il considère que le temps qu’on perd est un investissement pour faire gagner beaucoup de temps à l’ensemble de notre audience. Cet investissement doit nous inspirer.

En résumé du chapitre 5 :

–          La simplicité est puissante et mène vers plus de clarté, néanmoins elle n’est pas facile à atteindre

–          La simplicité peut être atteinte à travers la réduction prudente de ce qui n’est pas essentiel

–          A mesure que nous dessinons nos slides, il faut garder à l’esprit les mots « subtilité, grâce, élégance »

–          Les meilleurs designs ont énormément d’espace vide. Il faut penser « soustraction » plutôt qu’« addition ».

–          La simplicité est l’objectif, mais il est possible de faire trop simple. Notre travail est de trouver le meilleur équilibre adapté à notre situation.

 

Chapitre 6 : Design de présentation, principes et techniques

 

Le contexte est très important dans le design d’une présentation. Pour cette raison, il n’y a pas un ensemble de règles d’or à suivre dans 100% des cas : c’est autant de la science que de l’art.

Néanmoins, il y a des règles de conduite que partagent les meilleurs designs. Le design est nécessaire et est une façon d’organiser l’information d’une façon qui rend les choses plus claires ; c’est aussi un moyen de persuasion. Le design peut rendre les choses plus faciles pour celui qui assiste à notre présentation.

 

Principe 1 : Ratio Signal vs Bruit

Ce principe est emprunté au domaine des télécommunications, mais est applicable à presque tous les domaines, dont celui de la communication (a fortiori celui du design de présentations).  Le RSB dans notre cas est le ratio entre les informations pertinentes et non-pertinentes sur un slide. L’objectif est d’avoir le plus grand RSB possible sur un slide. Si un objet peut être supprimé sans mettre en cause le message principal de notre slide, alors tout doit être fait pour au pire le minimiser ou au mieux le supprimer. Si le message peut être amené avec moins d’éléments, alors rien ne justifie d’ajouter encore des informations.

Ici, Garr Reynolds montre de nombreux exemples de slides retravaillés selon ce principe. Ces slides sont bien sûr impossibles à retranscrire dans ce résumé, mais il explique que parfois il préfère légèrement diminuer son RSB en ajoutant un visuel qui ne remet pas en cause la lisibilité de l’information mais appuie son propos. Il considère que maximiser son RSB ne doit pas être un objectif réalisé à tout prix, mais qu’il faut considérer l’équilibre du slide.

Augmenter son RSB signifie également que l’on doit faire l’impasse sur les graphiques et autres diagrammes en 3D en leur préférant leur version 2D, plus lisible, plus simple, plus propre.

Garr Reynolds prend ici une position qui va à l’encontre de tout ce que personnellement l’on m’a appris dans l’entreprise : il explique qu’en faisant une présentation au nom d’une organisation, il faut essayer de supprimer le  logo de l’organisation sur tous les slides sauf le premier et le dernier. Pour qu’une personne ou un public se souvienne de nous et de notre organisation, Garr Reynolds conseille tout simplement de faire une bonne et honnête présentation.

Nous ne commençons pas chacune de nos phrases dans une conversation avec notre prénom, alors pourquoi faudrait-il remettre sur chaque slide le logo de notre organisation ? Une chose est certaine : si on veut que les gens  nous écoutent et comprennent notre message visuel, alors il est préférable d’enlever le désordre sur nos slides.

Evoquer le RSB, c’est aussi faire une digression sur l’utilisation des « bullet points » dans une présentation. Les listes à puce font maintenant partie de la culture corporate, c’est simplement la manière dont sont faites les choses, jamais remise en cause. Une règle appelée la règle du 1-7-7 essaye de donner une ligne de conduite pour l’utilisation des bullet points : une idée par slide, 7 lignes de texte maximum, 7 mots par ligne maximum. En réalité, Garr Reynolds explique qu’il n’y a pas de règle adéquate car aucune présentation n’est viable si chaque slide est rempli de listes à puces. Il en rajoute en disant même que les bullet points supportent mal un discours vivant. La bonne règle de conduite selon lui est de n’utiliser que très rarement les listes à puces, seulement après avoir considéré toutes les options disponibles pour présenter l’information. Néanmoins, il arrive que les listes à puces soient finalement le meilleur choix sur un slide : c’est le cas quand il s’agit par exemple de décrire les spécifications clés d’un produit.

 

Principe 2 : L’Impact Supérieur de l’Image

L’Impact Supérieur de l’Image signifie qu’on se souvient plus facilement des images que des mots, encore plus quand les personnes sont exposées à l’information pour un temps très limité. En utilisant des images en même temps que des mots, on s’assure que l’information sera retenue plus longtemps et plus efficacement. L’effet est encore plus fort quand les images représentent des choses concrètes.

Garr Reynolds conseille de toujours se demander quelle information présentée de manière écrite sur nos slides peut-on remplacer avec une image ? Ne jamais oublier que les gens ne peuvent lire et écouter en même temps !

L’auteur concède qu’il apprécie l’utilisation de citations, dont il renforce l’effet avec une image soigneusement sélectionnée. On préfèrera insérer la citation dans l’image. Les citations ajoutent de la crédibilité à notre histoire. Une simple citation est un bon tremplin à partir duquel nous pouvons lancer un nouveau sujet ou tisser une histoire pour renforcer notre position. Les citations doivent être courtes, car cela peut devenir un peu ennuyant quand un présentateur lit une longue citation à partir d’un écran.

 

Principe 3 : L’Espace Vide

L’une des erreurs les plus communes chez les professionnels est de remplir leurs slides avec le plus possible de texte, d’images, de graphiques, d’encadrés. Au contraire, l’espace vide est un indicateur d’élégance et de clarté. Par exemple, les magasins des marques de luxe sont toujours designés avec beaucoup d’espaces ouverts. Des espaces vides peuvent donner une impression de haute qualité, de sophistication et d’importance.

L’espace vide a un but. L’espace vide, ce n’est pas « rien », c’est juste une manière de donner encore plus de force à ce qui reste sur nos slides.

L’espace vide peut également être utilisé pour apporter un certain dynamisme à nos présentations en mettant en place un design asymétrique. Le design asymétrique utilise l’espace vide pour rendre le design plus intéressant. Il n’y a rien de mal à utiliser des designs symétriques dans nos présentations, qui renforcent les éléments présents sur une ligne verticale et centrale. Les bonnes présentations alternent l’utilisation des designs asymétriques (où l’espace vide a un rôle) et symétriques (où l’espace vide est repoussé sur le côté).

Pour placer notre espace vide (et par conséquence les quelques éléments restants sur nos slides), l’auteur demande de se référer à la règle des trois tiers qui est une technique basique utilisée en photographie. Imaginons que chacun de nos slides est divisé en trois parts égales de manière horizontale, et en trois parts égales de manière verticale : les lignes tracées découpent notre slide en neuf rectangles égaux et se touchent quatre fois (les angles du petit rectangle central). Ces quatre points sont appelés « power points » (sans jeu de mot), et sont autant de possibilités pour placer notre sujet central. Le sujet central n’est donc pas placé au centre de notre slide, ce qui peut donner une présentation ennuyeuse, comme en photographie où le sujet n’est pas directement au centre de la photo sous peine de donner un air convenu à l’ensemble.

 

Principe 4 : Le « Big Four », Contraste, Répétition, Alignement, Proximité

Contraste veut simplement dire différence. Nous sommes perpétuellement en train de scanner pour des différences et des similitudes dans ce que nous voyons. Le contraste est ce que l’on remarque, et ce qui donne à un design son énergie. Il est possible de réussir un bon contraste de plusieurs façons : à travers la manipulation de l’espace (près et loin, rempli et vide), à travers les choix de couleurs (sombre et lumineux, froid et chaud), à travers le format du texte (serif ou sans serif, étroit ou large), à travers le positionnement des éléments (en haut ou en bas, isolés ou groupés), et ainsi de suite… L’usage du contraste permet d’avoir un élément clairement dominant par rapport aux autres. Cela aide le public à saisir notre message d’un coup d’œil.

Le principe de répétition signifie la réutilisation d’un même élément ou d’éléments similaires à travers notre design. Répéter des éléments à travers une présentation va apporter un sentiment d’unité et de cohérence. Quand le contraste est là pour montrer des différences, la répétition est vouée à montrer que notre design fait parti d’un plus grand ensemble. Les templates dans PowerPoint sont par exemple une utilisation du principe de répétition.  Attention néanmoins à ne pas abuser du principe de répétition, car tous les templates de slides ne se prêtent pas à toutes les utilisations.

Le principe de l’alignement est que rien dans nos slides ne doit apparaître comme s’il avait été placé au hasard. Chaque élément est connecté visuellement via une ligne invisible. Quand la répétition est destinée à obtenir un sentiment d’unité à travers toute une présentation, l’alignement est destiné à obtenir un principe d’unité pour les éléments sur un seul slide. Notre audience n’en sera peut-être pas consciente, mais les slides qui respectent le principe d’alignement sont plus « propres ».

Le principe de proximité consiste à placer des choses plus près ou plus loin pour donner une impression d’organisation. La relation entre les éléments sur le slide doit apparaître comme évidente : les gens ne devraient jamais avoir à deviner quelle légende va avec quel graphique et quelle ligne de texte est en rapport avec telle autre. Garr Reynolds conseille de prendre du recul au sens propre sur nos slides et de déterminer où vont nos yeux en premier sur chaque slide pour identifier les éléments qui attirent l’attention.

En résumé du chapitre 6 :

–          Le design est important. Mais le design n’est pas de la décoration, mais le fait de rendre le message le plus clair et le plus facile possible pour le public

–          Le Ration Signal vs Bruit est important à garder en tête pour supprimer tous les éléments non essentiels. Il faut éviter les effets 3D

–          Les gens se souviennent mieux d’une image que de listes à puces : il faut toujours se demander quel visuel fort nous pouvons utiliser pour renforcer notre histoire

–          L’espace vide n’est pas rien mais est un outil puissant pour donner de la clarté à notre contenu

–          Garder en tête les principes de contraste, de répétition, d’alignement et de proximité.

 

Chapitre 7 : Echantillons de slides, images et textes

 

Ce chapitre est essentiellement visuel. Garr Reynolds y présente une succession de présentation PowerPoint qui respectent ou s’efforcent de respecter tous les principes vus jusqu’à maintenant. Impossible pour moi d’en faire le résumé, néanmoins il est très facile de mettre la main sur de bonnes présentations dans les conférences TED par exemple.

Garr Reynolds termine ce chapitre en expliquant que ces slides n’ont pas demandé un gros savoir-faire technique, ou un  logiciel perfectionné. Mais ils montrent le pouvoir qu’ont image et texte ensemble.

Il est selon lui important de créer des visuels avec des éléments qui guident les yeux des spectateurs, tout en ayant un thème général (mais pas un thème trop utilisé comme les thèmes PowerPoint par défaut). Bien sûr, on préférera utiliser des visuels de haute qualité qu’on peut trouver dans les banques d’images. Les listes à puces doivent être limités voire supprimées complétement.

Il faut garder cette phrase en tête : « Effet maximum avec moyens minimum ».

 

Partie 4 : Distribution

 

Chapitre 8 : L’Art d’être complétement présent

 

Un bon présentateur est une personne complétement engagée avec son public. Garr Reynolds conseille de se rapprocher de l’état « zazen », associé avec la méditation : l’important n’est pas de se demander pourquoi on fait les choses, mais bien de faire les choses en étant complétement engagé.

Etre inquiet est peut-être la pire des choses car nos inquiétudes font toujours référence au passé ou au futur, jamais au présent, alors que ce que nous demandent ceux qui assistent à nos présentations est d’avoir l’esprit clair et d’être à un seul endroit : ici, devant eux.

Donner une présentation n’est pas quelque chose qui est naturel. Certains grands présentateurs, comme Steve Jobs, donnent une impression de grande maîtrise. C’est parce que son équipe prépare et prépare encore avant  toutes les grandes conférences. Cette phase d’intense préparation est en réalité essentielle car elle permet de s’approprier le contenu de notre présentation et, à la limite, de pouvoir se passer de tout support visuel.

L’auteur veut que nous considérions le fait que donner une présentation n’est pas vouloir à tout prix impressionner les gens, n’est pas vouloir à tout prix nous assurer une promotion. Le mot magique est « contribution ». Il faut apporter quelque chose, sans vouloir se comparer aux autres. Les erreurs sont autant d’opportunités d’apprendre quelque chose de nouveau.

Il faut réussir à injecter de la passion dans notre travail sans pour autant se prendre au sérieux. L’humour est un excellent moyen de se présenter sous les meilleurs auspices à notre public, comme quelqu’un d’engageant.

 

Chapitre 9 : Se connecter à son public

 

Garr Reynolds voit une analogie entre le fait de donner un concert et celui de faire une présentation.  C’est une performance. Comme les bons concerts, les bonnes présentations permettent de converser, de partager et de se connecter à un niveau intellectuel et émotionnel d’une façon honnête et sincère avec un public. L’art de la musique et l’art de la présentation partagent la même essence, qui est de construire un pont entre l’artiste et son public pour créer une connexion.  Sans connexion, pas de conversation.

Mais l’auteur nous demande de prendre garde à la capacité d’attention de notre audience. La croyance établie affirme que nous pouvons nous concentrer sur un sujet pendant 20 minutes. L’auteur pense qu’en réalité c’est encore moins que ça. Ainsi, la longueur de notre présentation est très importante. Généralement, court c’est mieux. Nous avons malheureusement grandi dans une atmosphère où on nous a appris l’inverse : une dissertation de 8 pages serait mieux notée qu’une de 4, une présentation d’une heure avec 25 slides remplis de texte police 12 serait plus appréciée qu’une présentation de 30 minutes avec 50 slides très visuels. Cette manière de penser, vieux jeu, ne prend pas en compte la créativité et l’intelligence qu’il faut pour mettre au clair des idées.

Garr Reynolds conseille de ne jamais dépasser le temps imparti pour une présentation, et même d’essayer de terminer un peu avant. Le problème de la plupart des présentations est qu’elles sont trop longues, et pas trop courtes. Il conseille également de préférer la qualité des données présentées plutôt que la quantité.

Pour finir ce chapitre, Garr Reynolds insiste sur l’importance d’enlever les barrières à la communication. Il déconseille l’utilisation de pupitres, qui sont préférés par les hommes politiques pour se donner un air autoritaire. Pour se connecter à son audience, il faut s’abstenir du pupitre et se mettre debout, au milieu de la scène. Les meilleurs présentateurs se placent devant et au centre, et n’hésitent à bouger à gauche et à droite pour animer leurs paroles et se connecter à l’intégralité de leur public. Le public aura fait l’effort de venir à notre présentation : il faut donc casser les murs qui pourraient nuire à la connexion avec celui-ci. De la même manière, on évitera d’éteindre les lumières. Si le public ne peut pas nous voir, il sera très difficile de parvenir à se connecter à lui.

 

Partie 5 : Prochaine étape

 

Chapitre 10 : Le voyage commence

 

Il n’y a pas d’un côté les personnes qui excellent à donner une présentation et de l’autre les personnes qui ont des difficultés à donner des présentations. Il y a juste les personnes qui ont travaillé à s’améliorer, et les autres. Pas besoin d’un talent particulier. Juste un peu de confiance en soi et de travail.

Garr Reynolds donne ainsi des pistes pour s’améliorer :

–          La lecture et l’étude : rien que sur son site il donne une liste de 75 livres, DVD, et sites webs qui traitent de la présentation

–          La pratique : c’est important d’étudier, mais encore plus de pratiquer. Pour ça, il conseille de se porter volontaire dès qu’il y a une présentation à faire

–          L’entraînement de notre cerveau « droit » : il est important pour les professionnels de rester à l’écoute de leur côté créatif, car personne ne sait d’où va venir notre prochaine inspiration

–          Sortir : aller au cinéma, au théâtre, se balader dans la nature, dans la rue, prendre des cours de théâtre…

–          Regarder autour de nous : les publicités et toutes les manières dont on nous présente des messages à longueur de journée, dans la rue, au travail, dans le métro, sont autant de façon d’apprendre les nouvelles tendances du design

–          Ne pas compter sur Apple ou Microsoft : la présentation est une question de créativité, pas de logiciel.

 

Mon avis sur le livre :

 

Ce livre est à poser sur le bureau de toutes les personnes dans le monde de l’entreprise qui nous abreuvent de slideuments et de réunions à n’en plus finir. Finalement, les conseils donnés par Garr Reynolds sont très simples. Ils demandent certainement plus de préparation et de nous sortir de notre zone de confort (moins de texte sur mes slides, comment vais-je faire…).

J’apprécie également que l’accent soit mis sur les phases de préparation. J’ai le souvenir de trop de réunions où les personnes se sont placées derrière un ordinateur et ont utilisé directement PowerPoint comme un outil d’expression et d’organisation de leurs idées. Ce mélange des genres sur ces logiciels de présentation (à la fois des outils pour produire des documents, des slides, pour brainstormer, pour faire des propositions commerciales, des devis) est assez nocif et nuit à notre productivité globale car il est imposé par une culture d’entreprise omniprésente.

Un livre plein de bon sens et bien illustré que je conseille activement si PowerPoint est un outil que vous ouvrez tous les jours.