Lecture n°5 : Bit Literacy par Mark Hust

La lecture n°5 du Personal MBA a pour titre Bit Literacy, soit littéralement l’alphabétisation du « bit », ou bit-alphabétisation. L’auteur est Mark Hurst. Diplômé du MIT, Mark Hurst a travaillé avec le fameux Seth Godin, marketing-guru et auteur de plusieurs livres de la liste du Personal MBA.

Il y a d’ailleurs une citation de Seth Godin en haut à droit de la couverture : « This is The Elements of Style for the digital age. » En d’autres termes, Bit Literacy se veut être les bonnes pratiques et les erreurs à éviter dans un monde où les échanges numériques, sous forme de bits donc, se veulent de plus en plus nombreux entre les individus, en situation professionnelle comme en situation personnelle.

Mark Hurst utilise souvent dans son livre la notion de « bit-literate », c’est-à-dire quelqu’un qui maîtrise le langage des bits. Je reprendrai dans le résumé ci-dessous ce terme sans chercher à le traduire de manière hasardeuse…

Mark Hurst introduit son livre en partant du constat que l’accès de plus en plus facile aux bits (ordinateur, Internet) a créé à la fois une opportunité (pour des nouvelles expériences, des nouveaux outils et des nouveaux services) et une nouvelle crise (les gens sont submergés de bits). De plus, cette crise grandit : toujours plus d’emails, toujours plus de bits de forme différente tout le temps.

Le meilleur chemin pour sortir de cette crise est ce que Mark Hurst appelle la bit literacy, comme le titre du livre, soit un ensemble de compétences pour vivre et travailler avec les bits d’une façon plus saine et plus productive. L’importance de ces compétences ne doit pas être sousestimée, car nous vivons désormais à l’époque des bits : ceux qui savent comment travailler avec les bits seront les maîtres de cette époque et ne seront pas laissés derrière dans tous les métiers et domaines infiltrés par les bits.

 

Partie 1 : Le contexte

 

Chapitre 1 : Les bits

 

Le problème posé par les bits est leur nombre : la majorité des gens ne savent pas gérer les immenses quantités d’informations qu’ils reçoivent. En devenant bit-literate, Mark Hurst promet d’arriver au sommet de sa profession mais aussi de vivre avec moins de stress, une meilleure santé, et plus de temps libre. La bit-literacy rend les gens meilleurs aujourd’hui, mais les équipe aussi pour demain.

Malheureusement, la plupart des gens ne savent pas qu’il leur faut apprendre la bit-literacy : ils ont déjà l’impression de maîtriser la computer-literacy en cliquant sur des boutons, envoyant des mails, créant des dossiers… Ces compétences étaient sans doute intéressantes dans les années 80, où les ordinateurs n’étaient que de grosses machines à écrire, mais à l’époque des bits, ce n’est plus possible.

Les gens savent peut-être imprimer un doucement ou envoyer un email, mais ils sont impuissants face à l’avalanche de bits.
Les bits ont des propriétés uniques qu’on peut néanmoins utiliser à notre avantage : ils sont légers, rapides, facilement créés et copiés et partagés en quantité infinie, protégés des ravages du temps et libérés des contraintes d’espace et de distance. Mais le paradoxe est qu’ils peuvent nous submerger et devenir un poison.

 

Chapitre 2 : Les utilisateurs

 

La plupart des gens submergés par les bits le savent et le reconnaissent. Ce qu’ils ne réalisent peut-être pas est qu’ils en sont responsables. Ils doivent prendre le temps pour devenir bit-literate : c’est un investissement pour le futur.
Aucune technologie, hardware comme software, permet de devenir bit-literate. Devenir bit-literate est un travail que l’on doit réaliser sur soi.
Les utilisateurs qui pratiquent la bit-literacy se trouveront être plus productifs que ceux qui n’ont pas fait cet investissement.

 

Chapitre 3 : La solution

 

Il n’y a qu’une seule solution quand on est pris dans l’avalanche de bits : laisser l’avalanche nous passer dessus sans bouger.
Cela ne veut pas dire tout supprimer.
Cela ne veut pas dire non plus ne pas utiliser les bits.
C’est le vide qui va nous permettre de devenir bit-literate. Ce mot est connoté, mais ici le vide permet d’atteindre un état de soulagement.
Les prochains chapitres décrivent la méthode pour atteindre cet état de soulagement.

 

Partie 2 : La méthode

 

Chapitre 4 : Gérer les emails entrants

 

La première compétence à acquérir dans la bit-literacy est de gérer le flux de bits le plus important : l’email.
Il y a une solution simple pour la surcharge de mails : ne pas devenir surchargé !
La surcharge a de nombreux effets négatifs :
– cela prend plus longtemps pour un utilisateur surchargé de répondre à un email entrant car cet email est en compétition avec la horde de mails déjà présents dans la boîte
– prioriser est difficile
– cela prend plus de temps pour trouver un message spécifique dans une boîte mail qui déborde
– c’est difficile de se rappeler quels emails évoquent quels sujets
– un utilisateur débordé par les emails peut diminuer la productivité des autres qui pourraient être inquiétés de ne pas recevoir de réponse à leurs sollicitations
– certains logiciels de messagerie peuvent crasher ou ralentir en cas de surcharge d’emails
– les utilisateurs submergés ne savent jamais s’ils n’ont pas oublié quelque chose d’important dans leur boîte mail
– une boîte mail pleine montre constamment à l’utilisateur à quel point il est loin d’avoir réalisé toutes ses actions.

La raison la plus commune pour la surcharge de boîte mail est que les gens l’utilise pour ce qu’elle n’est pas :
– une todo list
– un système de classement et de rangement
– un calendrier (les notifications de calendrier qui s’empilent)
– une liste de bookmarks, mots de passe, sites web intéressants
– un carnet d’adresses.

C’est une erreur d’utiliser sa boîte mail pour ces fonctions. La boîte mail est appropriée pour stocker temporairement les emails avant qu’ils soient supprimés ou rangés ailleurs. L’email est juste un média, c’est le contenu de l’email qui définit la place où il doit être rangé.

Mark Hurst utilise une analogie assez amusante : les emails entrants dans notre boîte mail sont comme de la nourriture chinoise dans le réfrigérateur. A consommer dans la journée, au pire le lendemain, sinon ça commence à sentir mauvais.

La solution pour lutter contre la surcharge d’emails est simple : il faut vider sa boîte au moins une fois par jour. Supprimer la plupart des emails, en ranger certains, mais surtout les sortir de la boîte avant qu’ils ne deviennent générateurs de stress.

Il faut se rappeler de trois choses :
– une boîte mail qui déborde va démoraliser l’utilisateur et lui donner un sentiment d’être surchargé de travail
– les bits sont de notre responsabilité : aucun outil ne va gérer nos emails à notre place
– garder la boîte mail vide (exactement zéro).

Quand il s’agit de remettre à zéro sa boîte pour la première fois, Mark Hurst conseille de traiter « on the fly » tous les emails auxquels on peut répondre en moins de 2 minutes.
Tous les autres mails doivent être traités par catégorie.

Mark Hurst choisit de ne pas répondre à la question de savoir s’il est bon ou non de laisser son logiciel de messagerie ouvert toute la journée. Selon lui, il n’y a pas de méthode préférable. Il conseille juste de fermer le logiciel quand il s’agit d’être concentré sur une tâche précise.

 

Chapitre 5 : Gérer les to-do

 

Les utilisateurs avec une boîte mail vide ont besoin de savoir ce qu’ils doivent faire maintenant. Le vrai travail commence. La bit literacy est encore ici essentiel : elle permet de minimiser le temps de gestion des to-do pour se consacrer au maximum à leur réalisation.

La gestion des emails ne peut adresser à elle seule le problème de la gestion des to-do. En effet, certains to-do arrivent par d’autres moyens que le mail, avec par exemple notre chef qui débarque dans notre bureau et qui nous assigne une nouvelle tâche, ou un engagement que l’on prend lors d’une conférence téléphonique, ou même un email que l’on envoie pour déléguer une tâche à un collaborateur (on se crée ici le to-do de devoir s’assurer que la tâche est bien réalisée).

Les utilisateurs ont donc besoin d’un seul outil, robuste et simple, pour gérer leurs to-do.
La surcharge d’informations vient d’un monde de bits, alors l’outil de gestion de to-do devra également venir d’un monde de bits. Utiliser le papier pour ses to-do n’a pas de sens selon Mark Hurst, pour des questions d’échelle et pour des questions de temps.

Pour des questions d’échelles : les notes papiers sont efficaces seulement quand il y en a peu, mais quand il y en a des dizaines sur des post-it et des feuilles de papier, elles deviennent distrayantes. De plus, impossible de multiplier les to-do sur papier à l’infini car nous sommes limités par la place. Enfin, certains to-do viennent avec un certain nombre d’informations attachées (par exemple une demande de notre chef par mail, avec des documents en pièce jointe et des informations précisées dans le mail).

Pour des questions de temps : nous créons souvent un to-do pour quelque chose qui sera à faire dans le futur. Exemple, quand on passe au pressing le mardi et que l’employé nous annonce qu’on pourra passer reprendre le linge le vendredi. Mark Hurst conseille alors de créer un to-do immédiatement pour se rappeler de cette tâche. Malheureusement, si ce to-do est inscrit sur un post-it par exemple, il va rester 3 jours devant nos yeux sans aucune valeur ajoutée. Si on pense à un autre exemple où le to-do sera à activer dans un an, on comprend facilement que le papier n’est pas une solution pour gérer les to-do dans le temps.

Comprendre le cycle de vie d’un to-do est important. Il se divise en quatre étapes :
– création
– inactivité (la possible hibernation d’un todo, cf l’exemple du pressing plus haut)
– activation (le moment où le to-do se rappelle à notre bon souvenir, et le moment où il peut donc être réalisé)
– réalisation (et donc suppression du to-do à l’issue de la réalisation).

Un outil de gestion des to-do doit donc permettre aux utilisateurs de bouger leurs to-do d’une phase à une autre. Une liste de to-do qui se voudrait bit-literate doit donc posséder ces quatre caractéristiqus :
– chaque to-do doit être associé avec un jour particulier
– les utilisateurs peuvent créer des nouveaux to-do par email, pour aujourd’hui ou pour le futur
– les to-dos sont rangés chaque jour selon une priorité
– chaque to-do doit comporter un champ qui permet d’y ajouter des informations.

De manière surprenante, aucun outil existe aujourd’hui qui détienne ces quatre caractéristiques. S’il existe, il est trop complexe, à l’image de Microsoft Outlook.

Mark Hurst propose alors un outil web de gestion des to-do qu’il a développé lui-même et appelé Goodtodo (pour Good Experience To-do List). Cet outil est même disponible sur smartphone iOS et Android.
Chaque to-do est effectivement associé à une journée précise dans Goodtodo. Les to-do sont rangés par ordre de priorité dans l’outil, et très facilement on peut modifier cet ordre. Chaque to-do dispose également d’un champ qui permet d’y entrer des informations.
Mais ce qui me paraît personnellement comme le plus intéressant, c’est qu’il est possible d’enregistrer ses to-do en envoyant un mail à des adresses pré-définies à l’avance.
Par exemple, en rentrant l’adresse « today@goodtodo.com » dans le champ copie d’un mail, un to-do est immédiatement créé dans l’outil à la date d’aujourd’hui. Le sujet du to-do sera le sujet du mail, le champ du to-do sera le champ de l’email.
« tomorrow@goodtodo.com » créera un to-do pour le lendemain.
« 2d@gootodo.com », « 3w@goodtodo.com », « 6m@goodtodo.com » seront des adresses utilisées pour respectivement créer des to-do dans 2 jours, 3 semaines et 6 mois.
« 18mar@goodtodo.com » et « 2dec@goodtodo.com » seront des adresses utilisées pour respectivement créer des to-do le 18 mars et le 2 décembre.

Cet outil puissant offre, selon Mark Hurst, un suivi des to-do fiable et précis.

Personnellement j’ai choisi d’utiliser Evernote, qui n’existait pas encore à l’époque de la rédaction du livre, et qui est un outil puissant qui offre plus ou moins ces fonctionnalités,e n plus d’être synchronisés sur tous mes écrans (ordinateurs pro et perso, smartphone).

 

Chapitre 6 : Le régime média

 

L’un des effets les plus générateurs d’anxiété de notre époque est le sentiment de devoir tout savoir. Réaliser que l’on ne doit pas tout savoir est essentiel si on veut rester sain d’esprit face à l’avalanche d’informations dont on dispose.
Cette avalanche d’informations pour les médias se traduit à la fois offline (magazines, télé, radio, journaux) et online (newsletters, mailing lists, sites, blogs, podcasts…).
Un tel choix de contenu peut apporter les mêmes sentiments qu’une boîte mail surchargée : stress et anxiété.

Selon Mark Hurst, la première étape pour se rendre maître de cette avalanche de médias est de ne pas se sentir coupable ! On reçoit trop d’informations, ce n’est pas notre faute.

La pratique de la bit-literacy a pour objectif de nous donner la bonne information sans essayer de tout savoir. Cela passe par un régime média : un ensemble élagué de publications qui nous laisse informé de ce qui nous importe le plus.
Le régime média :
– est basé sur ce qui est important pour nous
– se réfère à une minorité de sources fiables
– ignore l’océan de sources vagues et inintéressantes
– est un portfolio actif de sources que l’on peut modifier pour le garder le plus pertinent possible
– est aussi petit que possible.

Mark Hurst rappelle ici que le temps est notre plus précieuse ressource, donc on doit toujours chercher à passer, élaguer, et supprimer certaines sources.
L’ensemble de nos sources d’informations doit se décomposer en sources principales (consultées dès leur parution et dont le contenu dans son ensemble est intéressant pour nous), de sources secondaires (dont on scanne de manière régulière le contenu), et d’essais (nouvelles publications dont on fait l’essai pour voir si elles peuvent intégrer notre régime média).

Mark Hurst termine ce chapitre en donnant des conseils sur la lecture d’adresses URL pour éviter le phishing et les sources non fiables, ainsi que des conseils sur les façons de transférer des articles intéressants de l’internet à d’autres personnes.

 

Chapitre 7 : Gérer les photos

 

Dans ce chapitre, Mark Hurst aborde la révolution qu’a entraînée l’apparition du numérique dans le domaine de la photographie. Avant, les pellicules et les tirages coûtaient cher : chaque photo avait de la valeur. Aujourd’hui, avec le numérique, le problème est inverse : chaque scène, chaque pose, peut être prise cinq ou dix fois en photo.
Devant cette nouvelle avalanche de bits, c’est encore à l’utilisateur de faire preuve de sagesse et de trier ses photos avant de les partager.
La bit literacy de Mark Hurst conseille de mettre en place un système qui permettra de :
– naviguer et retrouver ses photos facilement et rapidement
– partager facilement des photos via le web ou les emails
– éviter le travail supplémentaire de devoir renseigner les tags et autres metadatas
– éviter d’être bloqué par l’utilisation d’un logiciel particulier
– gérer des milliers de photos par an

Ce système est basé sur trois étapes.
La première veut que l’on maximise le nombre de bits, à savoir prendre le maximum de photos d’une situation, d’une personne.
Pas d’inquiétude, car la deuxième est la phase de filtrage : supprimer toutes les photos inutiles, moches, et en double.
Enfin, la troisième étape est de mettre en place deux niveaux de stockage des photos : un premier niveau par année et un deuxième niveau avec des dossiers dont le nom est composé comme suit : « mois-événement ».
La simplicité de ce système ne demande pas trop à l’utilisateur et est idéal pour retrouver rapidement une photo. On veillera bien à numéroter les mois sur deux chiffres (mai -> 05) pour que les dossiers soient bien classés par ordre chronologique.

 

Chapitre 8 : Créer les bits

 

Ce chapitre pourrait se résumer par : « Si tu dois dire quelque chose, fais court. »
La bit literacy veut que :
– quand on écrit un email, on soit bref et on aille directement au sujet
– quand on montre des photos, on montre les meilleures
– quand on crée un site internet, on fasse en sorte que l’objet du site soit visible dès la première page dès le premier regard.

Le message qu’on veut faire passer doit être la première chose qu’on expose. Cela peut sembler évident mais cette ligne de conduite n’est que trop rarement suivie.
Ainsi, l’objet de l’email suivant « Tout ce que vous devez savoir sur les prochains rendez-vous à Chicago » pourrait être remplacé par « Rendez-vous Chicago : agenda, programme ».

Quelques conseils par MH :
– toujours exposer l’idée la plus importante en premier
– exposer l’idée importante suivante en second
– éviter d’exposer une troisième idée
– terminer le message le plus rapidement possible.

Il faut savoir accrocher les gens à qui on s’adresse dès les premiers mots. Le reste de notre intervention n’est plus alors que l’explication de notre accroche.
Une exception à cela : les présentations et articles de presse, qui doivent remettre dans le contexte (titre, date, auteur, éventuellement préface).
Pour garder les messages courts, on peut s’aider d’appendices, qui permettent de rajouter des informations à la fin, par exemple d’une présentation, sans encombrer le déroulé principal.

Enfin, Mark Hurst termine ce chapitre en émettant quelques conseils divers quand il s’agit de créer des bits :
– éviter les ambiguïtés
– éviter les dates relatives (demain, la semaine prochaine)
– ne jamais créer des bits qu’on ne voudrait pas diffuser au plus grand nombre
– ne jamais être méchant dans un email.

 

Chapitre 9 : Les formats de fichiers

 

Quand on crée des bits, il est important de choisir un format de fichier qui puisse contenir le message avec un niveau acceptable de qualité, qui permette à tous les destinataires de télécharger le fichier rapidement et de l’ouvrir facilement, et enfin d’être compatible avec la plus grande partie des ordinateurs et autres devices.

Au niveau des images, on préférera le format JPG et PNG (PNG est à préférer pour les logos et icônes). Ces formats sont légers tout en assurant un bon niveau de qualité pour les images.

Au niveau du son, le MP3 est à privilégier, bien sûr. Léger, et presque d’aussi bonne qualité que son cousin le WAV, le MP3 permet de partager de la musique facilement et rapidement. On préférera éviter l’utilisation de formats qui incorporent des DRM, inventés pour éviter la duplication illégale de la musique, mais qui rendent son partage légal lui aussi plus difficile.

Au niveau des formats texte, le DOC (issu de Microsoft Word) est utilisé dans toutes les entreprises. Son problème est qu’il est lourd (20 ko pour un fichier… vide !) et qu’il est dépendant de Microsoft, une société commerciale. Ainsi, les dernières versions de Word ont vu apparaître un nouveau format de texte, le DOCX, qui est difficilement lisible sur les autres traitements de texte. Les incompatibilités entre les différentes versions de Word existent donc bel et bien, et c’est un problème supplémentaire à gérer pour l’utilisateur. Le format Word englobe également de nombreuses informations invisibles sur les auteurs successifs du fichier et sur les modifications du contenu.
Ainsi, quand il s’agit d’émettre des fichiers texte sans mise en forme particulière, on privilégiera le format TXT, ou ASCII, bien plus léger et compatible avec tous les traitements de texte.
Enfin, le format PDF, difficile à modifier, garantit néanmoins une lecture sur tous les ordinateurs, car Adobe, le propriétaire du format, n’a aucune volonté de fermer le format dans les années à venir, et s’est engagé à supporter le format PDF jusque 2099.

 

Chapitre 10 : Nommer les fichiers

 

Dès qu’on crée un fichier, quel que soit son type, le fichier a besoin d’un nom. C’est un choix important car un bon nom permettra au fichier d’être retrouvé longtemps après.

Parmi les pires pratiques de nommage de fichier, on compte :
– les noms non-descriptifs, du type « agenda.doc », qui peuvent se référer à trop de projets différents ou compter des redondances
– les noms qui incluent des mots comme « final », « old », « new »
– les CV qui portent le nom « CV.doc ».

Mark Hurst propose que les fichiers soient nommés de la manière suivante :

initiales-date-sujet.extension

Exemple : ad-0927-blog-lecture6.doc

Ce nommage est universel et permet immédiatement de savoir qui a écrit le fichier, quand, et à quel sujet. A noter que toutes les parties du nom sont séparées par des traits d’union. On peut également utiliser les caractères de soulignement (le fameux « tiret du 8″), mais jamais, bien sûr, les deux à la fois. Les espaces sont à bannir, comme les accents, car reconnus de manière différente par les différents systèmes de fichiers.

Au niveau des initiales, Mark Hurst indique qu’elles peuvent être omises dans le cas de fichiers personnels destinés à ne pas quitter notre ordinateur. Dans ce cas, il propose de remplacer les initiales par « notes ».
Dans le cas d’un fichier destiné à quelqu’un en particulier, on peut également indiquer à la place des initiales du créateur les initiales du destinataire avec le mot « to- » devant.
Exemple : to-jm-0927-methode-blog.pdf

Au niveau de la date, Mark Hurst préconise de ne pas indiquer l’année, souvent inutile car rares sont les projets de plus d’un an ou nécessitant de remettre la main sur des échanges et fichiers de plus d’un an. C’est néanmoins possible. On utilise alors un format « aammjj » pour obtenir un réel classement par date.

Dans certains dossiers où les fichiers et dossiers sont trop nombreux, on peut choisir d’utiliser le caractère de soulignement, l’arobase, ou même l’espace avant de nommer pour faire remonter automatiquement le fichier en tête de classement alphabétique.

Les fichiers toujours changeant, de type to-do list, « films à voir », ou autre, peuvent se dispenser de ce système de nommage car ils sont personnels et les dater n’a pas de sens.

Enfin Mark Hurst termine ce chapitre en indiquant que certaines personnes pourraient se demander quel est l’intérêt de nommer les fichiers quand ceux-ci disposent de meta-datas accessibles par n’importe qui.
Tout simplement parce que ces meta-datas ne sont pas fiables. Par exemple parfois à l’ouverture d’un fichier, la date de modification peut être changée.

 

Chapitre 11 : Stocker les fichiers

 

Différents types de fichiers doivent être organisés de manière différente. Ainsi les photos peuvent être gérées via un logiciel type Picasa ou iPhoto, et la musique via Itunes.
Mais le bit-literate peut se passer de tels logiciels. Le système de fichiers disponibles sur tous les OS (Windows, Mac, Linux) offre une manière simple et élégante de classer et ranger les fichiers.

Les erreurs communes dans l’utilisation du système de fichier de l’OS sont :
– la création de trop de dossiers de rangement différents
– la création de pas assez de dossiers de rangement
– l’utilisation du bureau pour ranger les fichiers
– une organisation partielle, faite de plusieurs systèmes de rangement inachevés.

Selon Mark Hurst, organiser les fichiers a un coût : un peu de temps. Dans la majorité des cas, un système de rangement à deux niveaux suffit : un dossier parent (typiquement « mes documents ») qui contient les dossiers de niveau 1 (un dossier par projet et par catégorie) mais qui ne contient aucun fichier. Les fichiers sont placés dans les dossiers de niveau 1, pour créer ainsi un deuxième niveau de rangement.

Il faut essayer de limiter les sous-dossiers (et donc la création d’un troisième niveau), mais MH avoue que cela est parfois nécessaire pour les projets lourds où les documents sont légions. MH donne quelques exemples de sous-dossiers possibles : un dossier « old » pour tous les fichiers qu’il faut garder mais plus nécessaires à la bonne marche du projet ; un dossier « livrables » qui contient tous les documents définitifs envoyés au client ; …

Les dossiers de catégories doivent contenir idéalement un seul type de fichier. Exemple : « notes de frais » ne doit contenir que des fichiers excel de note de frais ; « bonnes remarques » ne doit contenir que les emails de félicitations de notre travail.

Un autre conseil consiste bien sûr à ranger tous les emails importants dans les dossiers de projets : le logiciel de messagerie ne doit pas servir à stocker les mails ainsi que les fichiers importants. Le but de la bit-literacy est de minimiser le nombre possible de lieux pour un fichier donné.

Enfin, Mark Hurst indique qu’il peut être utile de créer un deuxième dossier parent pour tous les fichiers personnels.

 

Chapitre 12 : Autres sujets essentiels

 

Dans ce pénultième chapitre, MH aborde plusieurs sujets.

Le premier : les bit-literate doivent maîtriser parfaitement l’écriture au clavier. Il existe de nombreux logiciels pour s’entraîner et atteindre une vitesse convenable de 60 mots par minute. Il est important de noter qu’à l’ère du bit, la frappe au clavier est décisive en termes de productivité. Les utilisateurs avancés peuvent se tourner vers une nouvelle configuration de clavier, le Dvorak, qui est issu d’une étude sur le placement idéal des lettres sous les doigts. En effet, le clavier Qwerty et Azerty comme on les connaît ont été créés pour limiter l’usure des branches mécaniques à l’époque des machines à écrire : les lettres les plus utilisées sont séparées.

Etre bit-literate, c’est aussi utiliser au maximum les outils d’auto-complétion et d’auto-correction offerts disponibles désormais dans les dernières versions des traitements de texte populaires. Des logiciels existent pour aller plus loin dans l’auto-complétion avec la création libre de raccourcis. Mark Hurst évoque les logiciels TypeIt4Me ou Typinator pour les utilisateurs Mac et ActiveWords pour les utilisateurs Windows.

Savoir se passer de la souris est également une bonne manière de gagner du temps. Les raccourcis clavier les plus courants sont à connaître par cœur. Configurer ses touches Fn permet également d’accéder plus rapidement à ses programmes les plus utilisés : Word, Excel, Outlook…

Gagner en efficacité en appliquant la bit-literacy, c’est aussi se prémunir des pannes matérielles et autres pertes de données en faisant un backup régulier de ses fichiers sur un disque dur externe et un disque optique (sait-on jamais).

 

Chapitre 13 : Le futur de la bit-alphabétisation

 

Il est clair pour Mark Hurst que l’avalanche de bits ne fait que commencer. Avec l’apparition de nouveaux devices permettant la création de bits encore plus facilement (exemple les tablettes et les smartphones), il sera également plus facile d’être pris dans cette avalanche sans une formation adéquate.

Mark Hurst prédit dans son livre (écrit en 2007) qu’un nouveau flux de bits promet d’être plus important que tous les autres : les « life bits », c’est-à-dire toutes ces données émises par nos devices personnels (smartphones, données GPS, …).

C’est pour lui le bon moment d’apprendre la bit-literacy, car dans l’entreprise d’aujourd’hui et demain, on demandera de plus en plus aux travailleurs de maîtriser leurs bits. En d’autres termes de gagner en efficacité et en productivité avec l’accroissement des bits, et pas l’inverse.

 

Appendice A : Message aux développeurs

 

MH adresse dans la première appendice du livre un message aux développeurs, en étant persuadé que les services qui respectent les principes de la bit-literacy et qui respectent donc les utilisateurs sont susceptibles de mieux se vendre. Rester simple et accessible est pour lui une condition nécessaire au succès d’un service.

 

Appendice B : Mac vs Windows

 

Mark Hurst avoue qu’il n’est ni pour le Mac ni pour le PC équipé de Windows. Selon lui, un Mac sorti de son carton est presque aussi inefficace qu’un PC Windows, en termes de bit literacy. Les deux avantages du Mac restent leur simplicité d’utilisation et le fait qu’ils soient moins affectés par les virus : cela en fait déjà un outil intéressant.

Pour devenir bit literate avec un Mac, MH conseille les logiciels suivants :
– QuicKeys pour l’accès en une touche aux applications
– Default Folder pour l’accès en une touche aux dossiers
– Typinator ou TypeIt4Me pour l’auto-complétion
– TextWrangler pour l’éditeur de texte
– AppleWorks pour le traitement de texte
– FileMaker pour les bases de données
– Now Up-to-date pour le calendrier
– Firefox ou Safari comme navigateur
– Mailsmith pour les mails
– Microsoft Office pour la compatibilité avec les documents clients
– Classic Menu et ASM pour retrouver certaines fonctions ergonomiques disparues avec OS 9
– Quicksilver ou Easyfind pour remplacer Spotlight.

 

Mon avis sur le livre :

 

Bit Literacy n’est clairement pas le livre qui m’a le plus appris depuis le début du Personal MBA. Beaucoup de conseils sont en réalité du bon sens que j’applique déjà en grande partie. Néanmoins il est intéressant de voir toutes ces bonnes pratiques réunies au sein d’un même ouvrage, à faire lire à tous les gens qui nous entourent (surtout au travail) et qui ont manifestement des difficultés avec l’avalanche de bits.

La gestion des mails, des to-do et le rangement des fichiers sont des chapitres particulièrement intéressants dans ce sens : combien de fois ai-je vécu des situations où des collègues (quand ce n’était pas moi…) n’arrivaient pas à retrouver tel fichier ou à savoir quelle version de fichier était à jour ou non…

Je rejoins l’auteur sur le fait que la bit literacy n’en est qu’à ses débuts. Les bits sont de plus en plus nombreux, et partout. C’est donc un livre intéressant, destiné à rappeler les bases aux plus aguerris ou à montrer la voie aux plus dépassés. Sans doute pas un incontournable, mais une lecture précieuse tout de même.